Profesjonalne zarządzanie sekretariatem w jednostkach administracji publicznej

Data szkolenia

5 września 2018

Miejsce szkolenia

Opolskie Centrum Demokracji Lokalnej FRDL
ul. Krakowska 51
Opole, 45-018 Polska

Cena szkolenia

Cena szkolenia do 30.08. wynosi 314,50 zł

Po 30.08. cena szkolenia wynosi 370,00 zł

Dla drugiej osoby z tej samej Instytucji rabat 10% od ceny netto. W przypadku szkoleń finansowanych ze środków publicznych do ceny szkolenia nie doliczamy VAT. Koszt obejmuje: materiały szkoleniowe, zaświadczenie, przerwy kawowe i lunch. Płatność przelewem, na podstawie faktury wystawionej w dniu szkolenia. Rezygnacja musi nastąpić w formie pisemnej faksem na numer: 77 453 68 25 w. 27 lub e-mailem na biuro@opole.frdl.pl najpóźniej na 2 dni robocze przed terminem szkolenia. Rezygnacja w terminie późniejszym wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów organizacyjnych w wysokości 100%. Opolskie Centrum Demokracji Lokalnej FRDL zastrzega sobie prawo do odwołania szkolenia z przyczyn niezależnych od OCDL FRDL.

Formularz

O szkoleniu

Adresaci:
Do udziału w szkoleniu zapraszamy pracowników sekretariatów (urzędy miasta, gminy, PCPR, OPS, świetlice, Caritas, biblioteki, szkoły, przedszkola, kuratorzy sądowi).

Cel ogólny:
Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą zarządzania sekretariatem.

Cele szczegółowe:
Uczestnicy poznają techniki skutecznej organizacji pracy biura, zdobędą wiedzę dotyczącą podstawowych kompetencji niezbędnych na stanowisku asystenta/asystentki; poznają zasady przepływu informacji; dowiedzą się jak efektywnie zarządzać sobą w czasie; zostaną zapoznani z zasadami etykiety; dowiedzą się, jak radzić sobie z sytuacjami trudnymi.
Program:
1.Wprowadzenie – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady pracy w sekretariacie, przedyskutują kodeks etyczny pracownika sekretariatu oraz wyodrębnią kluczowe kompetencje niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych na tym stanowisku.
– sekretariat „sercem i wizytówką” urzędu
– rola sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu urzędu
– etyka zawodowa pracy w sekretariacie
– profesjonalizm funkcjonowania sekretariatu
– kompetencje pracownika sekretariatu + moja analiza SWOT (słabe strony, mocne strony, – szanse i zagrożenia)
2.Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady przepływu informacji pisemnych, telefonicznych, ustnych, redagowania dokumentów urzędowych oraz przećwiczą ich tworzenie w formie warsztatów
– przepływ informacji
– proces komunikacji (nadawanie komunikatów, aktywne słuchanie, mowa ciała)
– rozmowy telefoniczne (etykieta telefoniczna, anonsowanie rozmów, filtrowanie rozmów, umawianie spotkań, pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon, ochrona informacji)
– rodzaje pism urzędowych, elementy składowe pism, części pisma, protokoły, sprawozdania, notatki
– zasady profesjonalnego tworzenia pism urzędowych
– redagowanie dokumentacji urzędowej w formie klasycznej (drukowanej)
– redagowanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej
– ćwiczenia praktyczne w formatowaniu dokumentów urzędowych
– prowadzenie terminarza i organizacja spotkań służbowych
– prowadzenie dokumentacji zdarzeń i archiwum
3.Planowanie i organizacja pracy sekretariatu – w tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób efektywnie zarządzać sobą w czasie, zaplanować dzień, tydzień, miesiąc pracy, w jaki sposób zarządzać kalendarzem przełożonych.
– zasady dobrej organizacji pracy własnej i pracy przełożonych
– jak efektywnie zarządzać sobą w czasie
– zasady efektywnego zarządzania kalendarzem przełożonych
– kształtowanie umiejętności podejmowania decyzji
– złodzieje czasu – jak je eliminować
– praktyczne zasady zarządzania sobą w czasie: metoda ABC, zasada Pareto, Matryca Eisenhovera, zasada 60/40, metoda ALPEN
– sporządzanie planów dnia swoich i przełożonych
– narzędzia wspomagające zarządzanie sobą w czasie – kalendarze, multiplanery, aplikacje
– jak sporządzać profesjonalne notatki ze spotkań
4.Kreowanie wizerunku profesjonalnego pracownika sekretariatu – urzędowy savoir-vivre – z tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak ważne jest ich stanowisko pracy w procesie kształtowania dobrego wizerunku urzędu, w jaki sposób przygotować spotkanie służbowe, przywitać gości, dobrać garderobę.
– urzędowy savoir-vivre – podstawowe zasady
– przywitanie gości, dbanie o dobry wizerunek urzędu
– zasady precedencji (pierwszeństwa) – hierarchia stanowisk i funkcji, zasady pierwszeństwa podczas powitania, przedstawiania, zasiadania przy stole
– zasady dress codu – co klientom urzędu mówi mój ubiór, zasady profesjonalnego doboru garderoby
– organizacja spotkań służbowych
5.Trudne sytuacje w obsłudze klientów urzędu – z tego modułu uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób profesjonalnie obsługiwać różnych klientów urzędu- profesjonalna komunikacja a kształtowanie wizerunku urzędu
– umiejętność słuchania – trzy poziomy słuchania, słuchanie aktywne, osiem ukrytych programów
– sztuka zadawania pytań – pytania kartezjańskie, metoda C5, model TGROW, analiza transakcyjna Ericka Bern’a
– komunikacja niewerbalna i jej wpływ na komunikację
– sztuka asertywności – podstawowe zasady asertywności, techniki asertywnej rozmowy: jestem słoniem; kocham, ale nie dam; zdarta płyta; jujitsu; asertywna odmowa
6.Profil skutecznej asystentki/asystenta – w tej części uczestnicy poznają swój styl pracy, dowiedzą się jak sobie lepiej radzić pracy z sytuacjami stresowymi(analiza własnego stylu pracy i działania; praca w stresie; sposoby radzenia sobie w sytuacjach stresowych).

Prowadząca:- Trener, coach, praktyk. Absolwentka pedagogiki na Uniwersytecie Zielonogórskim, IV rok psychologii na Uniwersytecie Zielonogórskim. Ukończyła Szkołę Coachingu w Instytucie Rozwoju Biznesu. Jest certyfikowanym coachem „The Practicioner Coach Diploma”, akredytowanym przez Noble Manhattan Coaching oraz International Institut of Coaching and Mentoring. Posiada certyfikat Zarządzanie projektami PRINCE2 na poziomie Foundation. Własna działalność, od 2015 r. trener
w Ośrodku Rozwoju Kompetencji Edukacyjnych. Jest nauczycielem akademickim w Łużyckiej Wyższej Szkole Humanistycznej w Żarach. Doświadczenie zawodowe zdobywała m.in. w Gazecie Lubuskiej, gdzie kierowała Działem Łączności. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu: pedagogiki i wychowania, komunikacji interpersonalnej, asertywności, motywowania, automotywacji, autoprezentacji, wizażu, etykiety biznesowej i towarzyskiej, radzenia sobie ze stresem, rozwiązywania konfliktów, budowania zespołu, treningu interpersonalnego, zarządzania sobą w czasie, wspierania rozwoju, coachingu, wyzwalania kreatywności.

Zgłoszenia można dokonywać poprzez stronę internetową (www.opole.frdl.pl), faksem bądź listownie dostarczając do nas wypełnioną KARTĘ ZGŁOSZENIA najpóźniej do dnia 3 września 2018 r.

« All Szkolenia

  • To event minęło.

Profesjonalne zarządzanie sekretariatem w jednostkach administracji publicznej

Wrzesień 5 @ 09:00 - 14:00

Adresaci:
Do udziału w szkoleniu zapraszamy pracowników sekretariatów (urzędy miasta, gminy, PCPR, OPS, świetlice, Caritas, biblioteki, szkoły, przedszkola, kuratorzy sądowi).

Cel ogólny:
Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą zarządzania sekretariatem.

Cele szczegółowe:
Uczestnicy poznają techniki skutecznej organizacji pracy biura, zdobędą wiedzę dotyczącą podstawowych kompetencji niezbędnych na stanowisku asystenta/asystentki; poznają zasady przepływu informacji; dowiedzą się jak efektywnie zarządzać sobą w czasie; zostaną zapoznani z zasadami etykiety; dowiedzą się, jak radzić sobie z sytuacjami trudnymi.
Program:
1.Wprowadzenie – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady pracy w sekretariacie, przedyskutują kodeks etyczny pracownika sekretariatu oraz wyodrębnią kluczowe kompetencje niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych na tym stanowisku.
– sekretariat „sercem i wizytówką” urzędu
– rola sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu urzędu
– etyka zawodowa pracy w sekretariacie
– profesjonalizm funkcjonowania sekretariatu
– kompetencje pracownika sekretariatu + moja analiza SWOT (słabe strony, mocne strony, – szanse i zagrożenia)
2.Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady przepływu informacji pisemnych, telefonicznych, ustnych, redagowania dokumentów urzędowych oraz przećwiczą ich tworzenie w formie warsztatów
– przepływ informacji
– proces komunikacji (nadawanie komunikatów, aktywne słuchanie, mowa ciała)
– rozmowy telefoniczne (etykieta telefoniczna, anonsowanie rozmów, filtrowanie rozmów, umawianie spotkań, pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon, ochrona informacji)
– rodzaje pism urzędowych, elementy składowe pism, części pisma, protokoły, sprawozdania, notatki
– zasady profesjonalnego tworzenia pism urzędowych
– redagowanie dokumentacji urzędowej w formie klasycznej (drukowanej)
– redagowanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej
– ćwiczenia praktyczne w formatowaniu dokumentów urzędowych
– prowadzenie terminarza i organizacja spotkań służbowych
– prowadzenie dokumentacji zdarzeń i archiwum
3.Planowanie i organizacja pracy sekretariatu – w tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób efektywnie zarządzać sobą w czasie, zaplanować dzień, tydzień, miesiąc pracy, w jaki sposób zarządzać kalendarzem przełożonych.
– zasady dobrej organizacji pracy własnej i pracy przełożonych
– jak efektywnie zarządzać sobą w czasie
– zasady efektywnego zarządzania kalendarzem przełożonych
– kształtowanie umiejętności podejmowania decyzji
– złodzieje czasu – jak je eliminować
– praktyczne zasady zarządzania sobą w czasie: metoda ABC, zasada Pareto, Matryca Eisenhovera, zasada 60/40, metoda ALPEN
– sporządzanie planów dnia swoich i przełożonych
– narzędzia wspomagające zarządzanie sobą w czasie – kalendarze, multiplanery, aplikacje
– jak sporządzać profesjonalne notatki ze spotkań
4.Kreowanie wizerunku profesjonalnego pracownika sekretariatu – urzędowy savoir-vivre – z tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak ważne jest ich stanowisko pracy w procesie kształtowania dobrego wizerunku urzędu, w jaki sposób przygotować spotkanie służbowe, przywitać gości, dobrać garderobę.
– urzędowy savoir-vivre – podstawowe zasady
– przywitanie gości, dbanie o dobry wizerunek urzędu
– zasady precedencji (pierwszeństwa) – hierarchia stanowisk i funkcji, zasady pierwszeństwa podczas powitania, przedstawiania, zasiadania przy stole
– zasady dress codu – co klientom urzędu mówi mój ubiór, zasady profesjonalnego doboru garderoby
– organizacja spotkań służbowych
5.Trudne sytuacje w obsłudze klientów urzędu – z tego modułu uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób profesjonalnie obsługiwać różnych klientów urzędu- profesjonalna komunikacja a kształtowanie wizerunku urzędu
– umiejętność słuchania – trzy poziomy słuchania, słuchanie aktywne, osiem ukrytych programów
– sztuka zadawania pytań – pytania kartezjańskie, metoda C5, model TGROW, analiza transakcyjna Ericka Bern’a
– komunikacja niewerbalna i jej wpływ na komunikację
– sztuka asertywności – podstawowe zasady asertywności, techniki asertywnej rozmowy: jestem słoniem; kocham, ale nie dam; zdarta płyta; jujitsu; asertywna odmowa
6.Profil skutecznej asystentki/asystenta – w tej części uczestnicy poznają swój styl pracy, dowiedzą się jak sobie lepiej radzić pracy z sytuacjami stresowymi(analiza własnego stylu pracy i działania; praca w stresie; sposoby radzenia sobie w sytuacjach stresowych).

Prowadząca:- Trener, coach, praktyk. Absolwentka pedagogiki na Uniwersytecie Zielonogórskim, IV rok psychologii na Uniwersytecie Zielonogórskim. Ukończyła Szkołę Coachingu w Instytucie Rozwoju Biznesu. Jest certyfikowanym coachem „The Practicioner Coach Diploma”, akredytowanym przez Noble Manhattan Coaching oraz International Institut of Coaching and Mentoring. Posiada certyfikat Zarządzanie projektami PRINCE2 na poziomie Foundation. Własna działalność, od 2015 r. trener
w Ośrodku Rozwoju Kompetencji Edukacyjnych. Jest nauczycielem akademickim w Łużyckiej Wyższej Szkole Humanistycznej w Żarach. Doświadczenie zawodowe zdobywała m.in. w Gazecie Lubuskiej, gdzie kierowała Działem Łączności. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu: pedagogiki i wychowania, komunikacji interpersonalnej, asertywności, motywowania, automotywacji, autoprezentacji, wizażu, etykiety biznesowej i towarzyskiej, radzenia sobie ze stresem, rozwiązywania konfliktów, budowania zespołu, treningu interpersonalnego, zarządzania sobą w czasie, wspierania rozwoju, coachingu, wyzwalania kreatywności.

Zgłoszenia można dokonywać poprzez stronę internetową (www.opole.frdl.pl), faksem bądź listownie dostarczając do nas wypełnioną KARTĘ ZGŁOSZENIA najpóźniej do dnia 3 września 2018 r.

Szczegóły

Data:
Wrzesień 5
Czas:
09:00 - 14:00
Wydarzenie Category:

Organizator

Opolskie Centrum Demokracji Lokalnej FRDL
Telefon:
(077) 454-48-29
Email:
szkolenia@opole.frdl.pl
Strona internetowa:
http://www.opole.frdl.pl

Miejsce

Opolskie Centrum Demokracji Lokalnej FRDL
ul. Krakowska 51
Opole, 45-018 Polska
+ Google Map
Telefon:
77/ 453 68 25