Opolskie Centrum
Demokracji Lokalnej

Opolskie Centrum
Demokracji Lokalnej

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej

Opolskie Centrum
Demokracji Lokalnej

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej

previous arrow
next arrow
Slider

Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawcy usług

logo_dol_www

Zapytanie ofertowe
dotyczące wyboru wykonawcy usług wg kodów CPV:

Kod CPV: 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne)

Kod CPV: 55320000-9 (Usługi podawania posiłków)

 

Zamawiający:

Opolskie Centrum Demokracji Lokalnej FRDL

45-018 Opole, ul. Krakowska 51

tel. 077/ 453 68 25, fax. 077/ 454 48 29

 

I.Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie sal szkoleniowych, zapewnienie cateringu w postaci ciepłego posiłku wraz z napojami, oraz przerw kawowych dla uczestników szkoleń i trenerów prowadzących szkolenia w ramach projektu „Opolskie meblowanie- wsparcie przemysłu meblarskiego”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – Poddziałanie 8.1.1. Miejsce wykonania usług na terenie miasta Dobrodzień w województwie opolskim.

Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

II.      Zakres zamówienia

 Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie:

 1/ najmu sali/sal konferencyjno-wykładowej – kod CPV 70220000-9 (usługi wynajmu lub leasing nieruchomości innych niż mieszkania)

 2/ wyżywienia dla uczestników szkolenia – kod CPV 55300000-3 (usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Do opisu przedmiotu zamówienia zostały użyte kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12. 2002 , str. 1 z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3) oraz dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 114 , z późn. zm. ; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 7, str. 132).

III.  W ramach niniejszego zamówienia Oferent zapewni Zamawiającemu jako organizatorowi szkoleń zorganizowanie pełnego zaplecza usług cateringowych oraz konferencyjno-wykładowych.

 Zamawiający ustala, że w trakcie realizacji zamówienia należy uwzględnić następujące zagadnienia:

 1. Sala/sale powinna znajdować się w Dobrodzieniu woj. opolskie.

 2. W ramach projektu planowane jest wynajęcie sali na 165 dni szkoleniowych w okresie od 1 grudnia 2013 do 30 listopada 2014 r. W ramach 165 dni szkoleniowych Zamawiający zakłada zlecenie Oferentowi świadczenie dodatkowych usług:

 a. Catering obiadowy (ciepły posiłek, wraz z napojami) w liczbie łącznej do 2035 posiłków

 b. Catering kawowy w liczbie łącznej do 2035 serwisów kawowych

3. Daty wynajmu sali zostaną wskazane przez Zamawiającego po wyborze najkorzystniejszej oferty.

 4. Zamawiający będzie zlecał wynajem sali na realizację usługi:

 Szkolenia – wynajem sali dla max 15 osób + trener (1 osoba), z zapewnieniem (ciepłego posiłku, wraz z napojami) oraz 2 przerw kawowych na każdy dzień;

 5. Wszystkie szkolenia trwać będą 8 godzin zegarowych, jednak ze względu na konieczność przygotowania sali, zamawiający zastrzega sobie konieczność dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu.

 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu wynajęcia sali najpóźniej na 5 dni przed datą wynajmu sali na dany dzień.

 7. W trakcie realizacji zlecenia Zamawiający będzie potwierdzał drogą elektroniczną następujące informacje:

 a/ wynajem sali szkoleniowej- 5 dni przed datą szkolenia

c/ liczbę uczestników- 1 dzień przed datą szkolenia.

  8. Sala powinna nie być mniejsza niż 40 m2 i nie węższa niż 5 m, a także powinna być przystosowana do kształcenia osób dorosłych i być wyposażona we flipchart, oraz projektor multimedialny wraz z  ekranem lub jedna ze ścian sali powinna umożliwiać projekcję obrazu
z projektora multimedialnego. Sala nie może być zaadaptowanym pokojem hotelowym.

 9. W sali, powinna się znajdować odpowiednia liczba stołów i krzeseł z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia dla uczestników szkoleń. Sala powinna znajdować się na parterze lub piętrze.

10. Oferent jest zobowiązany wyrazić zgodę na oznakowanie sal szkoleniowych dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami POKL w zakresie promocji projektów POKL.

11. Przerwy kawowe i przerwa obiadowa powinny być zapewnione w miejscu szkolenia na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie bez konieczności wychodzenia uczestników poza budynek, w którym realizowane jest szkolenie.

 12. Pod pojęciem catering kawowy rozumie się dwie przerwy kawowe w ciągu jednego dnia szkoleniowego. Przerwy kawowe obejmujące kawę, herbatę, wodę, soki i ciastka.

 13. Przerwa obiadowa na każdy dzień szkolenia powinna uwzględniać 1 ciepły posiłek składający się z  gorącego dania oraz napoju (woda, soki) wliczonego w cenę posiłku dla każdego z uczestników szkolenia oraz dla trenera. Oferent powinien zapewnić menu mięsne oraz wegetariańskie (potwierdzenie przez Zamawiającego zgodnie z pkt 7).

 14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potwierdzania liczby ciepłych posiłków oraz liczby porcji na przerwy kawowe (zgodnie z pkt. 7 niniejszego zapytania ofertowego), zgodnie z listą obecności uczestników szkolenia (możliwe odchylenia do 3 osób od liczby uczestników szkolenia podanej na 1 dzień przed szkoleniem).

  15. Zamawiający jest związany umową o dofinansowanie projektu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Opolu. Z uwagi na mogące wystąpić opóźnienia w wypłacie kolejnych części dotacji, Zamawiający zastrzega, że minimalny termin płatności wynosi 30 dni. W przypadku opóźnień w przesyłaniu kolejnych transz, płatność może zostać przesunięta. O takiej sytuacji Zamawiający będzie każdorazowo informował Oferenta. Zamawiający dopuszcza również możliwość płatności w formie zaliczki.

 16. Zamawiający w opisie faktury za wykonane usługi zawrze informacje, które zostaną przedstawione przez Oferenta w celu prawidłowego rozliczenia kosztów z WUP w Opolu. Informacje wymagane przez Zamawiającego zostaną określone w umowie na świadczenie usług.

Termin wykonania zamówienia

Planowany termin wynajmu sal, oraz cateringu to 1 grudnia 2013 -30 listopada 2014, zgodnie
z harmonogramem dostarczonym przez Zamawiającego.

IV.    O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki:

Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie, którzy dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym w województwie opolskim, technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także posiadają niezbędne doświadczenie do wykonania zamówienia.

 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

 2. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami umożliwiającymi wykonanie zamówienia.

 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Wykonawcy zobowiązani są do złożenia oświadczeń o spełnieniu wyżej wspomnianych warunków.

Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

 • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

 • posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

 • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

 • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań.

V. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się
z Oferentami.

 1. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim.

 2. Zamawiający porozumiewania się z Wykonawcą w formie pisemnej lub telefonicznej.
Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: ul. Krakowska 51 IIIp, 45-018 Opole.

3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Marek Liśkiewicz –
kierownik projektu Tel. 77 454 48 29 w21; e-mail: mliskiewicz@opole.frdl.pl .

VI. Termin złożenia oferty

Termin złożenia oferty mija 28 listopada 2013 roku godz. 12:00. Oferent ponosi wszystkie koszty  związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

 Opis sposobu przygotowania oferty

 1. Oferta musi być przygotowana w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

 2. Oferta powinna być opracowana wg wzoru załącznika nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

 3. Oferent powinien złożyć ofertę w formie elektronicznej na adres e-mail: mliskiewicz@opole.frdl.pl lub w formie papierowej na adres biura: ul. Krakowska 51 IIIp, 45-018 Opole. Obie formy dostarczenia oferty powinny się odbyć za potwierdzeniem odbioru oferty przez Zamawiającego.

VII.  Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferenta oraz umieści informacje na swojej stronie internetowej.

 2. Umowa zostanie zawarta w terminie do 14 dni od zakończenia postępowania.

 3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta.

VIII. Opis sposobu obliczenia ceny:

 1. W odpowiedzi na zapytanie Oferent powinien podać cenę jednostkową za jeden dzień wynajmu sali oraz koszt cateringu podczas jednego dnia szkoleniowego w przeliczeniu na  jedną osobę oraz łączną cenę usług.

 2. Ceny powinny być wyrażone w złotych polskich (PLN), z dokładnością dwóch miejsc po przecinku. W złotych polskich będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Oferentem.

 3. Cenę za wykonanie zamówienia należy przedstawić w „Formularzu Ofertowym” stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

 4. Oferent może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą na poszczególne części zamówienia i nie może jej zmienić po złożeniu oferty.

 5. Zamawiający wskazuje, że ceną oferty jest cena brutto, zawierająca podatek VAT. Zamawiający ma przyznane we wniosku o dofinansowanie projektu skalkulowanie koszty na poziomie brutto na cały okres trwania projektu (tj. do 31 grudnia 2014 r.). Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być skalkulowane przez Oferenta w cenie brutto, która nie może ulec zmianie przez cały okres trwania projektu. Cena brutto dla poszczególnych jednostek kosztowych musi być stała.

IX. Opis kryteriów

Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

 1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę kompleksowość złożonej oferty, uwzględniającej zagwarantowanie sali szkoleniowej i wyżywienia. Zamawiający zastosuje następujące kryteria:

 a) cena oferty łączna – 100%

                                   Najniższa cena oferty

 Liczba punktów = ————————————— x 100

                                   Cena badanej oferty

 Maksymalna liczba punków: 100

Zamawiający w trosce o należyte wykonanie szkoleń zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanych przez Oferenta sal celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie zamiaru wykonania takiej wizji Oferent ma obowiązek umożliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemożliwienie Zamawiającemu sprawdzenia jakości sal, oferta Oferenta ulega odrzuceniu.

2. Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane, oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów.

Andrzej Dąbrowski

 Z-ca Dyrektora

Opolskiego Centrum Demokracji Lokalnej

FRDL

Zapytanie ofertowe – wersja PDF

Zapytanie ofertowe sale- catering 2013-14