ZFŚS w jsfp w 2026 roku – odpisy, korekty, niezbędna dokumentacja i regulaminy, RODO

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pozostaje jednym z obszarów działalności jsfp, który generuje sporo problemów interpretacyjnych, organizacyjnych i kontrolnych. W celu usystematyzowania wiedzy i nabycia praktycznych umiejętności związanych z rozliczaniem ZFŚS proponujemy Państwu udział w zajęciach, podczas których odpowiemy m.in. na poniższe pytania:

• Czym jest działalność socjalna? Co wchodzi zakres działalności socjalnej?
• Jak prawidłowo ustalić wysokości odpisu? Na co mogą być przeznaczone środki ZFŚS?
• Jak prawidłowo wyliczać dochody?
• Jak właściwe określić osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń socjalnych?
• Jak stosować kryterium socjalne oraz należycie dokumentować podejmowane decyzje?
• Kiedy pracownik może odmówić złożenia oświadczeń?
• Jakie uprawnienia do korzystania ze świadczeń mają emeryci i renciści?
• W jaki sposób przyznawać świadczenia rzeczowe i pieniężne, finansować działalność kulturalną, sportową czy rekreacyjną?
• Jak prawidłowo naliczać i korygować odpisy na ZFŚS, prowadzić ewidencję księgową czy rozliczać środki funduszu w księgach rachunkowych?
• Jak ustalić ustalania przeciętne zatrudnienie?
• Jakie dokumenty i na jakich zasadach pracodawca może żądać od osoby uprawnionej do korzystania z pomocy socjalnej?
• Jak rozumieć pojęcie „potwierdzenie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej”?
• Jakie są zasady funkcjonowania (lub nie) komisji socjalnych?
• Jak wyliczać kryteria socjalne?
• Kto i w jakim zakresie może kontrolować ZFŚS?
• Kto odpowiada za inwentaryzację ZFŚS? Kto odpowiada za RODO w ZFŚS?
• Jak zrobić korektę odpisu na ZFŚS przed wstępnym zamknięciem ksiąg rachunkowych?
• Jak przeprowadzić egzekucją komorniczą (dokonać potrąceń z ZFŚS)?

Udział w szkoleniu będzie świetną okazją do weryfikacji wiedzy oraz nabycia praktycznych umiejętności, pomocnych przy wykonywaniu obowiązków oraz wyeliminowaniu błędów i nieprawidłowości w tematyce prowadzenia ZFŚS w instytucji.

• Poznanie podstawy prawnej dokonania odpisu na ZFŚS na rok 2026, obowiązków po wejściu w życie KSeF, zmian wynikających z ustawy o ZFŚS w sprawie reprezentacji załogi, zasad ustalania w regulaminie postanowień jednostki i ich aktualizacji.
• Ugruntowanie wiedzy na temat zasad tworzenia i korygowania Funduszu, zakresu zakładowej działalności socjalnej, osób uprawnionych, ochrony ich danych, opodatkowania świadczeń, terminowego przekazywania środków z ZFŚS, ewidencjonowania w księgach rachunkowych oraz możliwości wydatkowania środków.
• Wskazanie osób, odpowiedzialnych za tworzenie, ewidencjonowanie, obieg i kontrolę dokumentów, także z uwzględnieniem KSeF, naliczanie, korygowanie, księgowanie i sprawozdawczość.
• Przypomnienie kwestii ustalania przeciętnego zatrudnienia, prowadzenia ewidencji syntetyczno – analitycznej czy dokonywania korekty odpisu przed wstępnym zamknięciem ksiąg rachunkowych.
• Omówienie przykładów dotyczących korygowania odpisu na ZFŚS w trakcie roku.
• Analiza nieprawidłowości, jakie najczęściej są popełniane w obszarze działalności socjalnej oraz przedstawienie sposobów ich zapobiegania.
• Zdobycie podpowiedzi i przydatnych wskazówek oraz informacji o najczęstszych błędach i nieprawidłowościach, a także sposobach ich eliminacji.
• Otrzymanie obszernych materiałów- praktycznego opracowania przepisów i dodatkowych przykładowych wzorów niezbędnej dokumentacji ZFŚS, tj.: regulaminy, czy właściwe księgowania.

1. Zasady dokonania odpisu na ZFŚS w roku 2026, a w tym:
• podstawy prawne, 
• odpisy obligatoryjne i fakultatywne, odpisy na emerytów lub rencistów objętych opieką socjalną, 
• przeciętna planowana a przeciętna faktyczna liczba zatrudnionych,
• limity zwolnień podatkowych.
2. Wewnętrzne regulacje w zakresie RODO, a w tym:
• prawa i obowiązki pracodawcy – wzory dokumentów, prawa i obowiązki osób uprawnionych, 
• sposób pozyskiwania informacji do definiowania sytuacji życiowej – w tym zdrowotnej, rodzinnej i materialnej,
• sytuacji, gdy pracownik odmawia podania dochodu, złożenia oświadczenia czy udokumentowania podanych w nim informacji.
3. Osoby uwzględniane do naliczenia odpisu na ZFŚS oraz osoby uprawnione do korzystania z Funduszu. 
4. Stanowisko Resortu Pracy, PIP i GIP w sprawie wykluczenia emerytów i rencistów z dostępu do ZFŚS na gruncie regulacji wewnątrzzakładowych.
5. Ustawowy zakres działalności socjalnej, czyli na co mogą (lub nie) być przeznaczone środki ZFŚS – przykłady: działalność kulturalna, rekreacyjna,
• zapomogi, w tym wypłacane w przypadku zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci,
• paczki, prezenty z okazji np. Dnia Dziecka, 
• dofinansowanie do obozów, kolonii i wycieczek,
• pożyczki mieszkaniowe itp.
6. Gromadzenie środków Funduszu na odrębnym rachunku bankowym:
• terminy, wielkości, 
• ewidencja księgowa, zasady potwierdzenia salda na dzień 31 grudnia 2026 r.
7. ZFŚS w księgach rachunkowych, a w tym:
• wstępne i ostateczne zamknięcie ksiąg za 2026 r. a otwarcie roku 2027,
• konta syntetyczne i analityczne funduszu socjalnego oraz klasyfikacja budżetowa, weryfikacja aktywów/pasywów funduszu socjalnego,
• KSeF a fundusz socjalny.
8. Korekta odpisu na ZFŚS przed wstępnym zamknięciem ksiąg rachunkowych, a w tym:
• znaczenie sformułowania „w końcu roku kalendarzowego”,
• ustalenie przeciętnego zatrudnienia w całym roku – metody i przykłady, 
• ustalenie wysokości kwot należnego odpisu na ZFŚS,
• przeliczenie na koniec roku kalendarzowego wielkości odpisu na ZFŚS za rok 2026.
9. Komisje socjalne – zasady tworzenia, zadania i obowiązki – przykładowy regulamin.
10. Możliwość wyodrębnienia funduszu na cele mieszkaniowe i jego weryfikacja na koniec roku obrotowego (pożyczki zwrotne i bezzwrotne, dokumentowanie, ewidencja, umarzanie itp.).
11. Dokonywanie potrąceń (np. komorniczych) ze środków ZFŚS.
12. Procedura wydania, treść i wprowadzanie zmian do Regulaminu w sprawie ZFŚS – przykładowy regulamin uwzględniający zmiany ustawy o ZFŚS w sprawie reprezentowania załogi. 
13. Konsekwencje naruszenia ustawy o ZFŚS, czyny sankcjonowane karą grzywny, jej wysokość. Kto może ją nałożyć?
14. Dyskusja.

Kierownicy jednostek oraz główni księgowi i ich zastępcy, pracownicy działów finansowo-księgowych a także pracownicy merytoryczni i inne osoby biorące udział w tworzeniu i gromadzeniu dokumentacji, (przedstawiciele związków zawodowych lub załogi, emeryci, renciści, byli pracownicy) odpowiedzialni za czynności administracyjno - ewidencyjne w obszarze gospodarowania ZFŚS.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników szkoleń. Od wielu lat z powodzeniem prowadzi szkolenia dla jsfp, w tym jst i jednostek organizacyjnych z tematów finansów i rachunkowości.