Prawidłowe przeprowadzanie, rozliczenie i dokumentowanie inwentaryzacji. Wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem

• Inwentaryzacja to działanie wykonywane przez pracowników, polegające na opracowaniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych jednostki oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem, wynikającym z ewidencji.
• Podczas proponowanego szkolenia kompleksowo omówimy zasady prawidłowego przeprowadzania, rozliczenia i dokumentowania inwentaryzacji w roku 2023/2024 w jednostce z głównym księgowym i przy obsłudze prowadzonej przez CUW. Zaprezentujemy wybrane zagadnienie w zakresie gospodarowania majątkiem ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z zarządzeniem gruntami i budynkami. Przeanalizujemy ustalenia kontrolne Regionalnych Izb Obrachunkowych oraz Najwyższej Izby Kontroli w kontekście przeprowadzania inwentaryzacji. Analizowane zagadnienia prawne zostaną poparte licznymi przykładami.

• Zdobędziesz, uzupełnisz i usystematyzujesz wiedzę na temat zasad przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce samorządowej oraz sposobów jej prawidłowej dokumentacji.
• Poznasz wybrane zagadnienia dotyczące gospodarowania majątkiem, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z zarządzeniem gruntami i budynkami i odpowiedzialnością majątkową pracowników.
• Dowiesz się:
- Jakie są zasady inwentaryzacji metodą spisu z natury, realizowanej przy obsłudze księgowej jednostek przez centrum usług wspólnych?
- Jak należy prawidłowo interpretować zapis ustawowy w zakresie inwentaryzacji metodą spisu z natury – raz w ciągu 4 lat?
- Co to jest teren strzeżony i jak ważne jest to pojęcie dotyczące inwentaryzacji?
• Zdobędziesz wiedzę odnośnie odpowiedzialności i katalogu konsekwencji za nieprawidłowości powstałe w trakcie prowadzenia inwentaryzacji.
• Poznasz najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości podczas inwentaryzacji oraz otrzymasz cenne wskazówki w zakresie prawidłowych sposobów postępowania.
• Uzyskasz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z przedmiotem zajęć.

1. Inwentaryzacja w jednostce samorządowej:
• Cel inwentaryzacji.
• Wewnętrzne unormowania w zakresie inwentaryzacji. Co należy uregulować?
• Rozpoczęcie inwentaryzacji. Kto ją inicjuje i w jaki sposób?
• Różnica pomiędzy uzgadnianiem sald a inwentaryzacją.
• Jak przeprowadzić likwidację środków trwałych przed rozpoczęciem spisu z natury?
• Metody przeprowadzania inwentaryzacji:
- Spis z natury, w tym: przygotowanie spisu; technika; inwentaryzacja składników majątkowych w ewidencji wartościowej i ilościowej; wykorzystanie czytników kodów paskowych; pracownicy, którzy mogą uczestniczyć w spisie z natury; wycena wartości spisanych składników; inwentaryzacja obcych środków trwałych; inwentaryzacja laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych.
- Potwierdzenia sald, w tym: kiedy wysyłamy prośbę o potwierdzenia salda oraz jak się zachować, jeśli nie otrzymamy odpowiedzi od kontrahenta lub otrzymamy wcześniej, niż sami wysłaliśmy prośbę o potwierdzenie salda, czy inwentaryzujemy salda zerowe?
- Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym: jakie salda porównujemy? Jakie dokumenty bierzemy pod uwagę?
• Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, w tym: Jakie składniki pasywów i aktywów należy inwentaryzować corocznie, a jakie w innych okresach? W jakim okresie przeprowadzamy inwentaryzację drogą spisu z natury? Potwierdzenia sald i weryfikacja oraz co oznacza sformułowanie, że inwentaryzację przeprowadzamy np. raz w ciągu 4 lat?
• Inwentaryzacja drogą weryfikacji - do kiedy należy przeprowadzić?
• Wybrane interpretacje Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów dotyczące inwentaryzacji.
2. Odpowiedzialność za inwentaryzację:
• Odpowiedzialność za inwentaryzację kierownika jednostki, skarbnika, głównego księgowego, pracowników jednostki i członków komisji inwentaryzacyjnych – zasady odpowiedzialności.
• Prawidłowe powierzenie obowiązków w zakresie inwentaryzacji pracownikom jednostki.
• Kto i w jakim zakresie odpowiada za naruszenie dyscypliny finansów publicznych za nieprzeprowadzenie lub nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji?
• Najczęstsze nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.
3. Dokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej rozliczenia:
• Dokumentowanie inwentaryzacji – w jaki sposób ją dokumentujemy, by nie mieć kłopotów w trakcie kontroli zewnętrznych?
• Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, w tym do kiedy należy przeprowadzić, jak udokumentować powstanie i rozliczenie różnic oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych oraz obciążenie pracownika za niedobór.
• Odpowiedzialność materialna pracowników.
4. Inwentaryzacja - częste problemy:
• Inwentaryzacja składników niskocennych, ewidencjonowanych w ewidencji pozabilansowej.
• Inwentaryzacja rzeczy znalezionych.
• Jeżeli przeprowadzamy inwentaryzację np. w okresie od 1 grudnia do 31 grudnia 2024 r., to czy wg stanu na dzień 30 listopada czy 31 grudnia?
• Weryfikacja - z jakimi dokumentami należy porównać księgi rachunkowe?
• Błędy z zakresie inwentaryzacji laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych, aparatów fotograficznych, kamer, instrumentów muzycznych.
• Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych, zgromadzonych w bibliotekach przyszkolnych - czy stosujemy skontrum?
• Czy inwentaryzujemy urządzenia vendingowe, znajdujące się na terenie jednostki?
• Pole spisowe - co to jest i do czego służy?
• Inwentaryzacja ciągła - kiedy możemy stosować?
• Weryfikacja - czy przy inwentaryzacji gruntów można porównać księgi rachunkowe z ewidencją geodezyjną?
• Inwentaryzacja metodą spisu z natury środków trwałych raz w ciągu 4 lat - czy dotyczy wszystkich środków trwałych?
• Metody inwentaryzacji majątku obcego, znajdującego się w jednostkach np. będącego w użyczeniu.
• Metody inwentaryzacji sprzętu komputerowego, solarów itp., sprzętu oddanego w używanie osobom trzecim.
• Inwentaryzacja składników majątkowych, będących w użytkowaniu OSP.
• Metody inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych.
• Metody inwentaryzacji udziałów w spółkach kapitałowych.
• Metody inwentaryzacji akcji w spółkach kapitałowych.
• W jakich odstępach czasowych należy inwentaryzować place zabaw, siłownie, zlokalizowane np. w parkach?
• Do kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację, jeśli jej termin ustawowy upływa 15 stycznia, a dzień ten jest sobotą lub niedzielą?
5. Inwentaryzacja w przypadku obsługi prowadzonej przez CUW:
• Inwentaryzacja w jednostkach oświatowych zbiorów bibliotecznych. Co stosujemy - ustawę o rachunkowości czy skontrum?
• Kto zarządza i odpowiada za inwentaryzację, przeprowadzaną metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji w jednostce z obsługą prowadzoną przez CUW?
• Kto powołuje komisje inwentaryzacyjne? Czy są możliwe komisje łączone, składające się z pracowników różnych jednostek?
6. Inwentaryzacja w przypadku przekształcenia lub połączenia jednostek oraz zmiany kierownika jednostki:
• Czy jest obowiązek inwentaryzacji w myśl przepisów ustawy o rachunkowości?
• Czy wystarczy zrobić spis zdawczo - odbiorczy jako element systemu kontroli zarządczej?
7. Wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem:
• Podstawa władania budynkiem i gruntem przez jednostki w świetle uregulowań art. 18 ustawy o gospodarce nieruchomościami:
- Umowy najmu, dzierżawy.
- Umowy użyczenia.
- Trwały zarząd.
• Różnica pomiędzy użytkowaniem, a użyczeniem i dopuszczalność stosowania tych form w jednostkach samorządowych.
• Kto ewidencjonuje grunty i budynki przy umowie najmu, użyczenia, dzierżawy, trwałym zarządzie, użytkowaniu wieczystym?
• Na jakiej podstawie ewidencjonujemy w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej grunt i budynek?
• Podstawa prawna zawierania przez kierowników jednostek organizacyjnych umów najmu dotyczących ich budynków.
• Nieruchomości w trwałym zarządzie np. jednostek oświatowych. Kto ustala stawki czynszu – wójt czy dyrektor szkoły?
• Nadzór nad placami zabaw i siłowniami zewnętrznymi - jakie są wymogi prawne?
• Ewidencja pozabilansowa - kiedy stosujemy?
8. Majątek jst, a jednostki pomocnicze:
• Zasady przekazywania składników mienia ruchomego i nieruchomego sołectwu – wzory dokumentów.
• Zasady nadzoru nad przekazanym sołectwu mieniem.
• Inwentaryzacja mienia przekazanego sołectwu.
9. Posumowanie. Pytania i odpowiedzi.

Kierownicy jednostek (wójtowie, burmistrzowie, członkowie zarządów, kierownicy jednostek organizacyjnych jst), skarbnicy, główni księgowi jednostek, pracownicy księgowości oraz pracownicy merytoryczni, wykonujący obowiązki w ramach inwentaryzacji oraz gospodarowania majątkiem jednostki.

Prowadzi szkolenia od 2003 roku. Wieloletni Naczelnik Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, wcześniej Główny Inspektor Wydziału Kontroli RIO, obecnie Zastępca Burmistrza, autor artykułów, wykładowca i praktyk, specjalista z zakresu kontroli, finansów publicznych, budżetu zadaniowego i zamówień publicznych. Wykładowca uniwersytecki, stale współpracuje z FRDL.