Archiwizacja dokumentacji elektronicznej i archiwum elektroniczne

W okresie pandemii wiele instytucji przeszło na realizację zadań w systemie zdalnym, korzystając z różnorodnych narzędzi (aplikacji) informatycznych. Nie zawsze były to systemy klasy EZD. Inne podmioty przyspieszyły proces wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Równolegle wprowadzane są zmiany przepisów, które stopniowo zwiększają zakres procedur realizowanych w formie elektronicznej. Zapraszamy na szkolenie, podczas którego zostanie przeanalizowany i wyjaśniony sytuacja sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach publicznych pod kątem ich zabezpieczania, przechowywania i archiwizacji, a następnie brakowania lub przekazywania do archiwów państwowych. 

• Przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji elektronicznej w podmiotach publicznych oraz omówienie sposobu jej obsługi w archiwum.
• Przekazanie praktycznej wiedzy na temat ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów elektronicznych.
• Zapoznanie uczestników z procedurą brakowania dokumentacji elektronicznej.
• Omówienie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, w tym zasad działania  Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

1. Wprowadzenie do problematyki archiwizacji dokumentacji elektronicznej:
• stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacji;
• podstawowe pojęcia;
• dokument elektroniczny i jego metadane;
• organizacja archiwów i zakres ich kompetencji.
2. Dokumenty elektroniczne w podmiocie publicznym – stan faktyczny z perspektywy archiwisty:
• systemy wykonywania czynności kancelaryjnych;
• sposoby dokumentowania spraw a dokumenty w postaci elektronicznej;
• składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych;
• systemy dziedzinowe.
3. Archiwizacja dokumentacji (przygotowanie w komórkach organizacyjnych):
• w ramach spraw w modelu elektronicznym;
• w ramach spraw w modelu tradycyjnym;
• w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych;
• w systemach dziedzinowych.
4. Obsługa dokumentacji elektronicznej w archiwum:
• ewidencjonowanie;
• przechowywanie i zabezpieczanie;
• udostępnianie.
5. Brakowanie dokumentacji elektronicznej:
• stan prawny;
• procedura;
• aspekty praktyczne.
6. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:
• stan prawny;
• procedura;
• standard paczki archiwalnej;
• Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (np. szkoły, przedszkola, ośrodki kultury, centra usług wspólnych, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej), w szczególności  archiwiści i zarządcy dokumentacji, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, pracownicy. zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni były pracownik sieci archiwów państwowych, autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2023), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2025).