Procedury i zasady udzielania zamówień publicznych poniżej 130 tys. zł – prawne i organizacyjne aspekty „małych” zamówień

Przy udzielaniu zamówień publicznych wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp, zamawiającego, pomimo dość dużej swobody w doborze metod i środków, ściśle wiążą zasady związane z dysponowaniem i wydatkowaniem środków publicznych. Zasady te będą miały fundamentalne znaczenie dla organizacji „małych zamówień publicznych” w kontekście racjonalności, efektywności, oszczędności oraz jawności finansów publicznych. Dodatkowym problemem jest ścieranie się rozbieżnych interpretacji dotyczących zakresu przepisów prawa oraz zasad udzielania zamówień publicznych, które zamawiający musi zastosować. Dlatego fundamentem szkolenia, obok omówienia przykładowych rozwiązań i procedur udzielania „małych” zamówień, będzie także precyzyjne zdefiniowanie zakresu przepisów prawa i uzasadnienie podstaw ich stosowania przy udzielaniu zamówień wyłączonych z Prawa zamówień publicznych.

• przedstawienie praktycznych rozwiązań w zakresie organizacji procedur udzielania zamówień wyłączonych z Pzp, z uwzględnieniem zasad wydatkowania środków publicznych,
• omówienie prawnych aspektów udzielania zamówień wyłącznych z Pzp, z określeniem przepisów prawa oraz zasad udzielania zamówień, które należy stosować,
• omówienie zasad tworzenia i stosowania skutecznych procedur wewnętrznych umożliwiających sprawne zarządzanie procesem zakupowym, przy zapewnieniu efektywnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych oraz racjonalnego i celowego dokonywania zakupów.

1) Zasady dotyczące zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp:
- zakres stosowania przepisów prawa zamówień publicznych oraz dyrektyw unijnych dot. zamówień publicznych w zamówieniach wyłączonych z Pzp,
- zasady udzielania zamówień publicznych i wydatkowania środków publicznych w kontekście zamówień wyłączonych z Pzp,
- omówienie Komunikatu Komisji Europejskiej oraz wyjaśnienie wpływu na procedury i zasady udzielania zamówień wyłączonych z Pzp,
- przepisy prawa, które należy uwzględnić przy organizacji oraz udzielaniu „małych” zamówień,
- przepisy prawa, które warto uwzględnić przy organizacji oraz udzielaniu „małych” zamówień.
2) Szacowanie wartości zamówienia:
- zamówienia wyłączone z Pzp a szacowanie wartości zamówienia,
- zasady agregowania potrzeb zakupowych oraz definiowania tożsamości zamówień w kontekście ustalenia wartości zamówienia,
- szacowanie wartości zamówień nieprzewidzianych (czym jest obiektywna nieprzewidywalność zakupów, nowa okoliczność nieznana w momencie wszczęcia postępowania, jak traktować zakupy planowane, ale których docelowego zakresu zamawiający nie może określić),
- metody szacowania wartości zamówienia.
3) Organizacja postępowań dla zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania nowej ustawy Pzp:
- procedura udzielania zamówień podprogowych – możliwe tryby udzielania zamówień: ofertowy, negocjacyjny, przetarg wg Kodeksu Cywilnego, zakupy „w sklepie - z półki”, mieszany,
- przykładowe ścieżki postępowania dla zamówień wyłączonych,
- efektywne formy upublicznienia zamówienia
- przykładowe, wzorcowe zapisy ogłoszeń i zapytań ofertowych,
- pojęcie oferty w Kodeksie cywilnym w odniesieniu do zamówień wyłączonych – forma, treść oraz zasady składania,
- jak określić podmiotowe zasady kwalifikacji oraz warunki udziału wykonawców w zamówieniu,
- przedmiotowy zakres zamówienia - poprawny opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert w odniesieniu do zasad znanych na gruncie ustawy Pzp,
- ocena i wybór oferty najkorzystniejszej,
- zasada jawności w zamówieniach wyłączonych z Pzp,
- dokumentowanie postępowania,
- szczególne zasady udzielania zamówień poniżej 130.000 zł w projektach unijnych.
4) Umowa w zamówieniach „podprogowych”:
- definicja umowy na gruncie Kodeksu cywilnego,
- forma oraz podstawa prawna zawarcia umowy – czy zawsze wymagana jest forma pisemna,
- opis warunków wykonania umowy,
- dopuszczalność zmian umowy.
5) Pozostałe zamówienia publiczne wyłączone z obowiązku stosowania ustawy:
- zamówienia publiczne w zakresie działalności badawczej, naukowej i rozwojowej,
- zamówienia w działalności kulturalnej,
- zamówienia w zakresie działalności oświatowej,
- zamówienia realizowane w zakresie rewitalizacji,
- zamówienia dotyczące zarządzania pracowniczymi planami kapitałowymi,
- zamówienia związane z transportem zbiorowym.
6) Procedury wewnętrzne systemu zamówień publicznych – zasady tworzenia oraz aktualizacji:
- cel tworzenia wewnętrznych procedur w zakresie zamówień publicznych – po co nam kolejny dokument?
- podstawa prawna i faktyczna wdrażania wewnętrznych procedur – obowiązek czy możliwość?
- struktura, zakres i zasady tworzenia procedur wewnętrznych, na przykładzie wzorcowego (autorskiego) regulaminu,
- procedury a regulamin – komplementarność z innymi wewnętrznymi regulacjami i przepisami,
- podział zadań w strukturze organizacyjnej,
- decyzyjność i odpowiedzialność,
- błędy i pułapki - na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu lub zmianach w regulaminach wewnętrznych;
- korzyści i zagrożenia płynące z wewnętrznych procedur;
- doskonalenie procedur – jaki jest tego cel.
7) Błędy i nieprawidłowości w procesie udzielania zamówień wyłączonych z Pzp:
- przykłady i omówienie najczęściej popełnianych błędów i nieprawidłowości,
- konsekwencje błędów i nieprawidłowości,
- odpowiedzialność w zakresie dyscypliny finansów publicznych oraz w związku z realizacją projektów unijnych (korekty finansowe).

 Pracownicy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych odpowiedzialni za dokonywanie zakupów, dla których wyłączony jest obowiązek stosowania ustawy Pzp (szkoły, przedszkola, OPS, PCPR, urzędy gmin, starostwa powiatowe), kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, dla których udzielane są zamówienia wyłączone z Pzp, audytorzy wewnętrzni oraz pracownicy komórek kontroli wewnętrznej oraz pracownicy odpowiedzialni za kontrolę zarządczą (w zakresie tworzenia i wdrażania wewnętrznych procedur zakupowych).

Prawnik, specjalista w zakresie zamówień publicznych, od ponad 20 lat związany z zamówieniami publicznymi. Doświadczenie zarówno jako zamawiający oraz doradca w instytucjach zamawiających, jak również jako wykonawca i doradca wykonawców przy ubieganiu się o zamówienia publiczne. To również kilkaset przeprowadzonych audytów i kontroli zamówień, organizowanie i wdrażanie procedur i wewnętrznych systemów zarządzania procesami zakupowymi. Wykładowca w ramach studiów podyplomowych dla administracji publicznej m.in. w Akademii Leona Koźmińskiego. Doświadczony trener prowadzący szkolenia m.in. dla pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Kancelarii Prezydenta, Kancelarii Sejmu i Senatu, Lotniczej Akademii Wojskowej, ministerstw, jednostek samorządowych, spółek komunalnych, szkół, uczelni, czy szpitali. Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej.