Jak pisać prosto, jasno i zwięźle? Redagowanie pism urzędowych zgodnie z zasadami prostego języka

Umiejętność poprawnego i sprawnego przekazywania myśli jest szczególnie ważna w pracy urzędnika, gdyż nie tylko świadczy o jego kompetencji, lecz także wpływa na komunikatywność tekstu. Podczas proponowanego szkolenia:
• Przeanalizujemy zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej poprawności językowej - obejmującej najtrudniejsze zagadnienia gramatyczne, ortograficzne, interpunkcyjne, leksykalno-stylistyczne ze szczególnym uwzględnieniem przykładów pochodzących z tekstów kancelaryjno-urzędowych.
• Omówimy najbardziej typowe i najczęstsze błędy językowe, dzięki czemu z jednej strony szkolenie jest wykładnią normy językowej, a z drugiej - prezentuje najważniejsze tendencje rozwojowe współczesnej polszczyzny.
• Przestawimy zagadnienia z zakresu etykiety językowej w urzędzie.
Szkolenie ma charakter konwersatoryjny - warsztaty oraz case study. Wszystkie analizowane zdania są autentyczne - zawierają błędy językowe i nielogiczne sformułowania, które czasem wywołują komiczny efekt albo bywają niejednoznacznie rozumiane. Ich nieporadność ma stanowić pewnego rodzaju ostrzeżenie – pomaga uzmysłowić uczestnikom szkolenia, jakie mogą być konsekwencje niesprawnego posługiwania się językiem.

• Zapoznasz się z podstawowymi zasadami redagowania pism urzędowych, co przyczyni się do poprawy ich umiejętności w tym zakresie.
• Zdobędziesz kompetencje językowe, w tym poprawności, sprawności, skuteczności i estetyki posługiwania się językiem polskim.
• Zdobędziesz wiedze i praktyczne umiejętności, które pozwolą świadomie dobierać zwroty, formy gramatyczne oraz środki stylistyczne, co wpłynie na klarowność i czytelność tekstów.
• Zdobędziesz umiejętność przygotowywania tekstów charakteryzujących się jasnością, precyzją i zwięzłością, co ułatwi komunikację i zrozumienie treści przez adresatów.
• Nauczysz się skuteczniej komunikować się za pomocą dokumentów urzędowych, co przyczyni się do efektywności pracy oraz uniknięcia nieporozumień i błędów.
• Nauczysz się przygotowywać dokumenty urzędowe, które będą wzorem poprawności i estetyki, co przyczyni się do podniesienia jakości pracy urzędów oraz pozytywnego wizerunku instytucji.

1. Wprowadzenie. Zapoznanie z podstawowymi elementami wzorcowego tekstu urzędowego.
2. Zagadnienia dotyczące ortografii:
• Użycie wielkich i małych liter, pisownia łączna i rozdzielna, pisownia partykuły przeczącej „nie”, najnowsze zmiany w zakresie ortografii.
• Zapis liczb, dat, nazw i tytułów aktów prawnych.
• Zasady przywoływania ustaw i rozporządzeń.
• Najtrudniejsze zagadnienia interpunkcyjne.
3. Odmiana wyrazów kłopotliwych m.in. odmiana nazwisk.
4. Składnia – związek zgody, związek rządu, zasady używania wyrazów funkcyjnych, szyk wyrazów w zdaniu, użycie imiesłowowych równoważników zdań.
5. Kompozycja zdania złożonego – głównie zasady porządkowania treści, skróty składniowe.
6. Skróty i skrótowce w zdaniu – skrótowce naruszające normę, różnica między skrótem a skrótowcem.
7. Prosty język w korespondencji oficjalnej:
• Na czym polega i dlaczego warto go stosować?
• Techniki, narzędzia i zasady ułatwiające proste pisanie.
• Upraszczanie języka w komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej m.in. pisma urzędowe, regulaminy, instrukcje.
8. Dobór wyrazów i związków frazeologicznych – zgodność ze znaczeniem, zharmonizowanie z kontekstem, wieloznaczność, użycie synonimów, łączliwość.
9. Ekonomiczność treściowa (pleonazmy i tautologie), szablon językowy, wyrazy nadużywane.
10. Styl tekstów urzędowych – cechy stylu komunikatywnego a styl ciężki, struktury opisowe i rozwlekłe, nieuzasadniona podniosłość, nieuzasadniona potoczność, komunikacja bez żargonu i pustosłowia.
11. Spójność i kompozycja tekstu.
12. Najnowsze polskie słownictwo m.in. zapożyczenia, wyrazy modne.
13. Korespondencja oficjalna (maile, pisma urzędowe) – struktura, budowa i standaryzacja tekstu, zwroty grzecznościowe, formuły rozpoczynające i kończące.
14. Prawidłowe pod względem technicznym rozmieszczenie tekstu w piśmie urzędowym.
15. Zasady netykiety.
16. Tytulatura – sposoby zwracania się w mowie i w piśmie do osób pełniących funkcje publiczne.

Pracownicy urzędów i instytucji administracji publicznej odpowiedzialni za przygotowanie pism urzędowych, notatek, raportów, zaproszeń, komunikatów, osoby zainteresowane zagadnieniami zawartymi w programie szkolenia. Nowi pracownicy samorządowi i radni. Zajęcia dostosowane są do wymagań prostego języka w służbie cywilnej.

Językoznawca, wykładowca, redaktor. Absolwentka Wydziału Polonistyki, Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych UW oraz studiów podyplomowych z redakcji językowej tekstu. Kilkanaście lat pracowała jako dziennikarka i redaktorka, m.in. w: „Życiu Warszawy”, „Gazecie Prawnej”, wydawnictwach naukowych i edukacyjnych, a także jako wykładowca kultury języka i prostego pisania na podyplomowych studiach kwalifikacyjnych dla kontrolerów/audytorów wewnętrznych. Jest współautorem dziewięciu książek wydanych w kolekcji „Rzeczpospolitej”, „Dziennika” i „Newsweeka”. W 2003 roku otrzymała ogólnopolską nagrodę dziennikarską przyznaną przez PFRON. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu: prostej polszczyzny w urzędzie, redagowania pism urzędowych, poprawności językowej i komunikatywności tekstów urzędowych/prawniczych oraz dokumentacji konkursowej FE, kultury komunikacji elektronicznej, etykiety językowej i skutecznej komunikacji w urzędzie, korespondencji w administracji, komunikacji medialnej. Zajęcia dydaktyczne przeprowadziła instytucji administracji publicznej i samorządowej.