Skomplikowane pisma urzędowe, zbyt długie teksty, rozbudowana składnia, zdania wielokrotnie złożone, niezrozumiała terminologia, powoływanie się na szereg przepisów – to główne grzechy pism urzędniczych. A da się przecież prościej!

W odpowiedzi na ten problem Urząd Miasta Tychy w 2018 roku jako pierwszy w Polsce zorganizował kompleksowe warsztaty z prostego języka dla swoich urzędników. W szkoleniach wzięło udział ponad 200 pracowników magistratu.

W 2018 roku odbył się pierwszy blok szkoleniowy dla urzędników z Tychów pn. „Poprawna polszczyzna w korespondencji urzędowej „plain language” – wykład, ćwiczenia grupowe, ćwiczenia komputerowe”. Warsztaty prowadził dr Tomasz Piekot – językoznawca w Pracowni Polskiej Polszczyzny na Uniwersytecie Wrocławskim. Dr Piekot swoje warsztaty poprowadził również podczas VI Krajowego Kongresu Forów Sekretarzy, który odbył się 19-20 października w Warszawie.

- Postanowiliśmy coś zmienić, by nasza komunikacja z mieszkańcami była bardziej skuteczna. Pomogliśmy mieszkańcom, ale też sobie samym. Mamy mniej telefonów  z pytaniami. Poprzez udzielanie dodatkowych wyjaśnień traciliśmy czas, który mogliśmy poświęcić na kolejne sprawy - mówi Aneta Luboń-Stysiak – Sekretarz Miasta Tychy, Wiceprzewodnicząca Zarządu Krajowej Rady Forów Sekretarzy przy FRDL.


Aneta Luboń-Stysiak

Wielokrotnie zdarza się, że sami urzędnicy mają problemy ze zrozumieniem wielostronicowych dokumentów pełnych zdań wielokrotnie złożonych. Bywa, że nawet oni urzędnicy, po lekturze skomplikowanego tekstu nie wiedzą, o co właściwie chodzi autorowi. Zwykłe pismo z sądu czy z urzędu skarbowego może być niezrozumiałe nawet dla osoby wykształconej. Problemy z rozszyfrowaniem urzędniczych zawiłości mają nawet sami prawnicy, przyzwyczajeni do przebierania w gąszczu skomplikowanych przepisów. A co dopiero, jeśli taki dokument trafia do zwykłego obywatela, który nie jest specjalistą w opisywanej dziedzinie? Co jeśli odbiorcą jest osoba z niepełnosprawnością lub z ograniczoną umiejętnością analizy tekstu? Autorzy biurokratycznych litanii często zapominają o tym, że jedną z podstawowych barier w komunikacji jest właśnie trudny język.

Z czym jeszcze mają problemy odbiorcy urzędowej korespondencji? Często w błąd wprowadza nie sama treść, lecz niewłaściwa forma. Bezrefleksyjne zaznaczanie konkretnych wyrazów w piśmie np. słów: “eksmisja”, “nakaz”, “wyrok”, “kodeks karny” może spowodować u petenta atak paniki. Często bowiem zwracamy uwagę jedynie na ten wyboldowany tytuł, nie doczytując do końca całej treści.

Złe formatowanie, justowanie czy po prostu za mała czcionka mogą wydawać się szczegółami, ale dla wielu osób np. starszych tworzą poważną barierę. Czasem zwykłe przeczytanie i sprawdzenie tekstu może wiele zmienić. Krócej i prościej nie oznacza wcale mniej profesjonalnie.

Jak mówi Aneta Luboń-Stysiak zmiana mentalności niektórych urzędników to proces długofalowy. W tyskim magistracie opracowano specjalny poradnik z zasadami prostego słowa, wskazówkami, wzorami pism „przed” i „po” zmianie oraz prezentacje dotyczące zasad prostego słowa.

Aneta Luboń-Stysiak jest obecnie I Wiceprzewodniczącą Krajowej Rady Forów Sekretarzy. Sami Sekretarze wielokrotnie zgłaszali potrzebę przeprowadzenia podobnych warsztatów. Seminarium przygotowane przez dr Piekota to ważna częścią Kongresu. Autor szkolenia zabiera nas w fascynującą podróż po tajemnicach naszego ojczystego języka. Jego warsztat z jest dla nas wszystkich inspiracją do poprawy komunikacji opartej na poprawności językowej, przyjaznym tonie i rzeczowej treści. Język oparty na tych zasadach z pewnością ułatwi osiąganie naszych celów w codziennej pracy.


dr Tomasz Piekot

Z ankiety, którą Urząd Miasta Tychy przeprowadził wśród mieszkańców wynikało, że 99% z nich była zadowolona z wprowadzonych zmian. – W połowie 2019 roku rozesłaliśmy 100 ankiet do mieszkańców. 99% badanych uważa, że nasze pisma napisaliśmy zrozumiałym językiem. W 2021 roku przeprowadziliśmy ankiety także wśród urzędników – naczelników wydziału. Wynika z nich, że wprowadzenie prostego słowa w naszym urzędzie było dobrą decyzją – podkreśla Aneta Luboń-Stysiak.

Działania zrealizowane przez Urząd Miejski w Tychach zostały docenione podczas konkursu dla JST zorganizowanym przez FRDL.




Więcej informacji o Kongresie Sekretarzy

Podstawowe zasady prostego języka przygotowane przez Pracownię Prostej Polszczyzny UWR:

• Stosuj podmiot i orzeczenie jak najbliżej siebie – i początku zdania. Unikaj wtrąceń.

• Używaj jak najczęściej czasowników. Ożywiają tekst, a każdy z nich opowiada kompletną historię.

• Pisz osobowo. Unikaj czasowników na -no, -to, się (np. ustalono, podjęto decyzję, uznaje się, że…) i słów typu można, trzeba, należy, warto.

• Unikaj imiesłowów na -ąc, ponieważ odbiorca dłużej nie wie, kto wykonuje imiesłowową czynność.

• Unikaj „rzeczowników zombie” na -anie, -enie, -cie. To ukryte czynności, które pozbawiają tekst życia; np. Niestawienie się skutkować będzie nałożeniem kary.

• Unikaj zwrotów typu: w razie X, z powodu X, na skutek X, w celu X – zwłaszcza na początku akapitu. Zwroty te zapraszają do tekstu „rzeczowniki zombie”.

• Nie pisz o pisaniu (informuję, wobec powyższego, nadmieniam, wyjaśniam). Wyjątkiem są początki długich lub relacyjnie trudnych tekstów.

• Pisz oryginalnie. Unikaj słownych natrętów i szablonowych powiedzeń; np. w trosce o coś, spełniać oczekiwania, wychodzić naprzeciw.

• Unikaj patosu i podniosłego tonu. Efekt ten tworzą „słowa bufony”, np. iż, dokonać, nadmienić, pragnąć, ufać, mniemać.

• Unikaj wyrazów specjalistycznych. Jeśli wprowadzasz trudny termin, umieść go po prostym omówieniu (np. w nawiasie).