1. Definicja dokumentacji pracowniczej. Elementy składające się na całość dokumentacji.
2. Dokumenty gromadzone podczas rekrutacji, w trakcie zatrudnienia oraz związane z zakończeniem stosunku pracy:
• Jakie dane osobowe pracodawca może przechowywać bez zgody kandydatów do pracy lub pracowników, a kiedy taka zgoda jest wymagana?
• Które dokumenty muszą mieć postać pisemną, a które mogą być przechowywane w dowolnej formie?
• W jakich sytuacjach rozwiązanie umowy o pracę może mieć formę dowolną?
• Jakie znaczenie ma przy wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia kwalifikowany podpis elektroniczny?
• Nowa część E akt osobowych. Jakie dokumenty dotyczące badania trzeźwości należy umieścić w aktach osobowych? Jak długo będą one przechowywane? Czy należy przechowywać informacje o braku alkoholu w organizmie pracownika?
3. Ewidencja czasu pracy jako jeden z elementów dokumentacji pracowniczej:
• Czy ewidencja czasu pracy musi być prowadzona w odniesieniu do wszystkich pracowników?
• Jakie są elementy dodatkowe do ewidencji czasu pracy?
• Jak długo przechowywać taką ewidencję?
• Czym ewidencja czasu pracy różni się od listy obecności?
4. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej:
• W jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza jest przechowywana 10 lat, kiedy kilkanaście, a w pod jakimi warunkami 50 lat po zakończeniu zatrudnienia?
• Jak obliczać okres przechowywania dokumentacji w razie ponownego zatrudnienia tej samej osoby po przerwie w zatrudnieniu?
• Jaki wpływ na długość okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mają kolejne umowy zawierane po sobie bez jakiejkolwiek przerwy?
5. Forma prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zmiana postaci dokumentacji:
• Czy dopuszczalne jest prowadzenie dokumentacji jednej osoby częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej?
• Kogo należy poinformować o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej?
• W jaki sposób i w jakim terminie należy przekazać taką informację?
• Co pracodawca ma obowiązek zrobić z poprzednią postacią dokumentacji?
• Czy dopuszczalne jest, aby część zatrudnionych osób miała dokumentację prowadzoną papierowo, a pozostała część załogi w formie elektronicznej?
6. Informacja o okresie przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej:
• Komu pracodawca ma obowiązek wydawać taką informację?
• W jakiej formie należy pracownikom przekazać tę informację?
• Czy w treści informacji muszą być wskazane konkretne daty, czy może wystarczy przywołanie odpowiednich regulacji prawnych?
7. Zniszczenie dokumentacji pracowniczej:
• Czy zniszczenie dokumentacji pracowniczej stanowi jedynie możliwość, czy może jest to obowiązek pracodawcy?
• Czy pracodawca może przechowywać dokumentację dłużej niż wymagają tego przepisy?
• Jakie są skutki zbyt krótkiego lub zbyt długiego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
8. Wydawanie dokumentacji pracowniczej:
• W jakim terminie można domagać się wydania dokumentacji pracowniczej?
• W jakiej formie należy złożyć wniosek o wydanie dokumentacji?
• Kto może wystąpić do pracodawcy z takim wnioskiem?
• Ile czasu ma pracodawca na wydanie dokumentacji?
• Kiedy pracodawca wydaje oryginały, a kiedy kopie lub skany dokumentacji pracowniczej?
9. Skierowania na badania i orzeczenia lekarskie:
• Gdzie przechowywać skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy?
• W ilu egzemplarzach i w jakiej formie wydawać skierowanie na badania lekarskie?
• Czy w treści skierowania na badania lekarskie pracodawca ma zamieścić informację o posiadanym przez pracownika stopniu niepełnosprawności?
10. Nietypowe sytuacje związane z dokumentacją pracowniczą:
• Czy należy gromadzić takie dokumenty, jak np. PIT-11, oświadczenie o rezygnacji pracownika z uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych, kserokopie książeczki wojskowej, dowodu osobistego, akt urodzenia dziecka, zawarcia małżeństwa czy akt zgonu – a jeżeli tak, to gdzie i jak długo je przechowywać?
• Czy pracodawca, który domaga się takich dokumentów, nie narusza uregulowań RODO?
• W której części akt osobowych powinno znaleźć się wypowiedzenie zmieniające?
Kadry, prawo pracy, płace