Najnowsze zmiany w ustawie o ochronie sygnalistów

23 maja 2024 r. Sejm uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. Wśród najważniejszych zmian jakie pojawiły się w ustawie znalazło się rozszerzenie katalogu naruszeń prawa, czyli działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, które obligatoryjnie będą stanowić zakres przedmiotowy procedur zgłaszania nieprawidłowości. Nowa ustawa określa także, że sygnalistą będzie mógł zostać zarówno pracownik – niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy, jak i były pracownik, funkcjonariusz, żołnierz zawodowy, zleceniobiorca, stażysta czy wolontariusz.

Na szkoleniu omówimy do jakich zmian powinniśmy się przygotować lub zweryfikować wcześniej podjęte działania pod kątem nowej ustawy o sygnalistach, aby stworzyć bezpieczne kanały zgłaszania naruszeń przy zachowaniu ochrony tożsamości osób zgłaszających. Odpowiemy także na kluczowe pytania:

• Jak zaimplementować nowe obowiązki związane z ochroną danych w okresie przejściowym?
• Jak traktować zgłoszenia anonimowe?
• Jakie procedury wprowadzić, które zapewniają ochronę tożsamości sygnalisty?
• Czy dokument Polityka ochrony sygnalisty jest obowiązkowy i dla jakich podmiotów zobowiązanych?
• Jakie sankcje za naruszenie przepisów przewiduje nowa ustawa?

• Uzyskanie wiedzy w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości oraz niezbędnej dokumentacji.
• Zapoznanie z wewnętrznymi etapami raportowania naruszeń.
• Dodatkowo każdy z uczestników szkolenia otrzyma kompleksowe materiały obejmujące przykładową procedurę.
• Omówienie Polityki Ochrony Sygnalistów – dokumentu określającego środki ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości oraz sankcje za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów. Uczestnicy otrzymają wzorcowy, autorski dokument.

1. Nowa ustawa o ochronie sygnalistów – kluczowe zmiany.

1. Nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów - które podmioty zatrudniające obejmą?
2. Jak będzie ustalany poziom zatrudnienia na potrzeby stosowania nowych przepisów?
3. Ile wydłużony zostanie termin wdrożenia obowiązków dla największych pracodawców?
4. Co nowego ustawa przewiduje w zakresie obowiązkowych elementów procedury wewnętrznej?
5. Czy obsługa zgłoszeń anonimowych będzie obowiązkowa?
6. Jakie sankcje za naruszenie przepisów przewiduje nowa wersja projektu ustawy?

2. Obowiązek prawny.

1. Dyrektywa z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
2. Pozostałe ważne przepisy prawa;
3. Nowa ustawa o ochronie sygnalistów oraz najważniejsze zmiany w odniesieniu do Dyrektywy. 

3. System zgłaszania nieprawidłowości – niezbędna dokumentacja w myśl nowej ustawy.
4. Poufność a anonimowość sygnalisty.
5. Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

1. Obszary oddziaływania Dyrektywy;
2. Kim mogą być zgłaszający naruszenia?

6. Obowiązki pracodawcy podczas procesu wdrożeniowego.

• Wprowadzanie realnych procedur ochrony sygnalistów.

7. Kary i środki karne.
8. Wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń.

1. Jak ma wyglądać procedura –wzorcowe dokumenty.

9. Praktyczne tworzenie kanału bezpiecznej dystrybucji informacji – co to oznacza i jak to zrobić?
10. Nowe obowiązki w kontekście ochrony danych osobowych podczas procesu wdrożeniowego – jak zaimplementować je w praktyce?
11. Konieczność wprowadzenia procedur zapewniających ochronę tożsamości:

1. każdej osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty);
2. osób, których dotyczy zgłoszenie (potencjalny „sprawca”);
3. oraz osób trzecich, o których mowa w zgłoszeniu (np. świadków).

12. „Państwa członkowskie mają zapewnić jej skuteczność korzystając z wytycznych RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych konkretnego państwa” – co to oznacza w praktyce?
13. Opracowywanie oraz omawianie dokumentacji w związku z obowiązkiem:

1. opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń,
2. wskazania osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń,
3. określenia sposobu odbierania zgłoszeń,
4. określenia sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania,
5. określenia sposobu ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
6. określenia zasad zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty, gdy jego tożsamość jest możliwa do ustalenia,
7. określenia rodzaju i charakteru działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia,
8. określenia terminu usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

14. Ochrona sygnalistów w tym zakaz działań odwetowych.
15. W jaki sposób przyjmować zgłoszenia zgodnie z nową ustawą?

1. Ile mamy czasu na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia?
2. Jakie mamy obowiązki w związku z przyjęciem zgłoszenia?

16. Omawianie dokumentacji wewnętrznej w postaci Polityki Ochrony Sygnalistów.

Szkolenie jest zaadresowane do urzędników, pracowników jednostek samorządu terytorialnego, ich organów, spółek komunalnych, wszystkich osób odpowiedzialnych za wdrażanie i utrzymanie procedur organizacyjno – prawnych w jednostce.

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, praktyk, niezależny konsultant, audytor kadrowy, wykładowca Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury. Czynny Koordynator ds. kontroli zarządczej w urzędach i ich jednostkach. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym wdrażania systemu kontroli zarządczej dla sektora publicznego oraz procedur AML. Posiada wszechstronną wiedzę i doświadczenie z zakresu prawa, rachunkowości, ekonomii. Posiada uprawnienia audytora PN-ISO/EIC 27001 – Systemy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, przeprowadza audyty po kontroli RIO, NIK. Zajmuje się doradztwem, weryfikacją i przeglądem stanu dokumentacji prawno-pracowniczej pod kątem zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Pełni w wielu instytucjach funkcję obsługującej zgłoszenia naruszeń i opracowała wzorcowy dokument Polityka Ochrony Sygnalistów.