Solidne sprzątanie w zamówieniach. Sprawozdania. Przygotowanie do postępowań o udzielenie zamówień publicznych w 2025 roku

Początek roku to moment, w którym Zamawiający, zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, przygotowuje się do nowych procedur i postępowań. Podczas proponowanego szkolenia zaprezentujemy zagadnienia, które mają na celu przygotowanie do prawidłowego przeprowadzenia tych czynności.
• Omówmy mechanizmy przygotowania sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2024 (zawartych umów w 2024 r.), które zamawiający ma obowiązek przesłać do 1 marca 2025 roku. Obecne sprawozdania, które Zamawiający będzie przekazywał, znajdą się już w ujednoliconej bazie e-Zamówień prowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych. W przypadku wadliwie wprowadzonych danych lub popełnionych błędów w postępowaniach prowadzonych w roku 2024, będzie istniała możliwość ich automatycznego sprawdzenia w systemie zamówień publicznych. Zaprezentujemy mechanizmy weryfikacji sprawozdania oczami kontrolującego i zamawiającego. Wskażemy, jak przygotować się do wypełnienia obowiązku sporządzenia sprawozdania, aby nie popełnić błędów.
• Przeanalizujemy zmiany w systemie zamówień publicznych pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w planowanych postępowaniach realizowanych w 2025 r. Dość często Zamawiający wykorzystuje dokumentację, SWZ, załączniki, ogłoszenia wymagane przepisami ustawy pzp z poprzednio realizowanych postępowaniach z roku 2022/2024, a tym samo często po raz kolejny powiela nieprawidłowości i błędy. W tej części szkolenia omówmy nie tylko zasady przygotowania tych dokumentów, ale także wskażemy listę miejsc w dokumentacji lub ich fragmentów, które często naruszane są przepisy – występują błędy i wymagają korekty. Lista najczęściej popełnianych błędów i nieprawidłowości oraz przedstawienie prawidłowych rozwiązań będzie elementem dodanym tego szkolenia.
• W kolejnej części dokonamy analizy regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce (regulamin pracy komisji przetargowej, regulaminów zamówień o wartości poniżej lub powyżej 130 000 zł). Wskażemy przykłady i dobre praktyki usprawniające rozwiązania wewnętrzne – podpowiemy jakie zapisy w dokumentacji usprawnią procedury. Jednocześnie omówimy przykłady regulaminów prowadzących do naruszeń przepisów prawa, w tym Kodeksu cywilnego. Przygotowana lista sprawdzająca – punkty krytyczne do poprawy – będą ważnym zakresem prezentowanym podczas tego szkolenia.

• Zapoznasz się w praktyczny sposób, na gotowych schematach i dokumentach, z głównymi elementami związanymi z procedurami zamówień publicznych w roku 2024/2025.
• Dowiesz się, jak przygotować sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2024 w taki sposób, aby przed jego wysłaniem wyeliminować możliwe błędy i nieprawidłowości (unikając zarzutów związanych z naruszeniem przepisów).
• Poznasz tzw. punkty krytyczne oraz nieprawidłowości związane z regulaminami wewnętrznymi.
• Dowiesz się, w jaki sposób zmienić zapisy w regulaminach wewnętrznych pracy komisji przetargowej, aby w przyszłości uniknąć problemów i nieprawidłowości w zakresie prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
• Uzyskasz odpowiedzi na pojawiające się pytania i wątpliwości związane z przedmiotem zajęć.

1. Wprowadzenie. Analiza aktualnego stanu prawnego z uwzględnieniem najnowszych zmian.
• Zmiany do ustawy pzp – „data wszczęcia postępowania się liczy”.
• Akty wykonawcze – rozporządzenia i ustawy – „aktualizacja jest ważna”.
• Zapomniane wymagania i obowiązki – „sprawdź o czym musisz jeszcze wiedzieć”.
2. Przygotowanie do wypełnienia obowiązkowych sprawozdań w roku 2025 z udzielonych zamówień w roku 2024.
• Przygotowanie informacji do wprowadzenia w sprawozdaniach.
• Zasady wprowadzenia danych do formularzy elektronicznych.
• Na co należy zwrócić uwagę przy wprowadzania informacji o udzielonych zamówieniach?
• Przed wprowadzeniem danych do sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2024, sprawdzenie danych i ich uzupełnienie.
• Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości.
3. Zmiany w systemie zamówień publicznych– wpływ na przygotowywane postępowania w roku 2025. Informacje dodatkowe w procedurach o wartości zamówienia poniżej oraz równej lub powyżej 130 0000 zł oraz powyżej progów unijnych.
• Przygotowanie do postępowania. Korekta – jak sprawdzić?
• Prowadzenie postępowania. Korekta – jak sprawdzić?
• Realizacja umowy, wykonanie. Korekta – jak sprawdzić?
• Dodatkowe wymagania po wykonaniu umowy.
• Zestawienie miejsc w dokumentacji lub czynnościach, które należałoby poprawić, zmodyfikować, wprowadzić nowe rozwiązania.
4. Regulaminy, zarządzenia, rozwiązania organizacyjne w jednostce.
• Rozwiązania organizacyjne – czy regulamin i zasady stosowania procedur są zgodne z aktualnym stanem prawnym?
• Komisja przetargowa, czy warto wprowadzić obowiązkowe szkolenie jej członków?
• Regulacja wewnętrzna – minimum oraz punkty krytyczne. Co zmienić w regulaminach?
• Audyt postępowań – „uczymy się na błędach”.
• Lista sprawdzająca – na co zwrócić uwagę i gdzie zmienić swoją regulację wewnętrzną.
• Przykładowe rozwiązania – analiza postępowania.
5. Panel dyskusyjny. Analiza materiałów i przykładowej dokumentacji. Pytania i odpowiedzi.

Kierownik zamawiającego, członkowie komisji przetargowej, osoby sprawujące nadzór nad zamówieniami publicznymi, pracownicy prowadzący postępowania o wartości poniżej lub powyżej 130 000 zł, postępowania o wartości powyżej progów unijnych, osoby kontrolujące zamówienia publiczne.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku, doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji czy budowaniu rozwiązań organizacyjnych, a także w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca i kontrola zamówień. Każdego roku prowadzi średnio w roku ok. 110 szkoleń jedno/dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefoniczne) jest prowadzone od 29 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.