Wystawianie faktur VAT od 1 kwietnia 2026 r. z uwzględnieniem wymogów KSeF – pierwsze problemy, przydatne rozwiązania

• Dynamiczne zmiany w obszarze VAT, w szczególności związane z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), istotnie wpływają na sposób dokumentowania i rozliczania zdarzeń gospodarczych w jsfp. Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jako podstawowej formy fakturowania oznacza konieczność dostosowania zarówno procedur wewnętrznych, jak i praktyki operacyjnej do nowych wymogów prawnych i technologicznych. Brak przygotowania w tym zakresie zwiększa ryzyko błędnej interpretacji przepisów oraz nieprawidłowego stosowania prawa w codziennej pracy.
• W celu uniknięcia błędów, a także wyjaśnienia kwestii problemowych, proponujemy Państwu uczestnictwo w zajęciach, podczas których trener, praktyk z wieloletnim doświadczeniem, znający specyfikę jst „od podszewki” zwróci uwagę na:
  − obligatoryjne elementy faktur, wystawianych w KSeF i poza nim, w tym: prawidłowe oznaczania stron transakcji, stosowania stawek VAT, oznaczenia szczególnych (MPP, odwrotne obciążenie) oraz zasady określania dat wystawienia i sprzedaży w różnych trybach funkcjonowania systemu.
  − zasady wystawiania i obiegu faktur ustrukturyzowanych w KSeF, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów formalnych, terminów oraz konsekwencji podatkowych wynikających z błędów lub opóźnień. 
  − możliwe skutki prawne dla polskiego systemu podatkowego wynikające z rewolucyjnego wyroku TSUE z dnia 11 lutego 2026 r. w sprawie T 689/24, kwestionującego zasadę odliczenia podatku najwcześniej w miesiącu otrzymania faktury.
   

• Przygotowanie uczestników do stosowania przepisów dotyczących fakturowania VAT w warunkach obowiązkowego KSeF, z uwzględnieniem specyfiki jednostek sektora finansów publicznych oraz aktualnego stanu prawnego.
• Nabycie umiejętności prawidłowego dokumentowania zdarzeń gospodarczych, od właściwego doboru dokumentów (faktura, nota, rachunek, proforma), po jego poprawne procedowanie w systemie KSeF.
• Prawidłowe ustalanie obowiązku podatkowego oraz zasad odliczenia podatku VAT, w tym wpływu KSeF, w oparciu o orzecznictwo TSUE oraz aktualne interpretacje organów podatkowych.
• Zrozumienie istoty i różnic pomiędzy fakturą elektroniczną a fakturą ustrukturyzowaną, w tym konsekwencji prawnych związanych z terminowością ich wystawiania oraz ich obiegiem w systemie KSeF.
• Analiza zmian dotyczących faktur uproszczonych oraz dokumentowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, w tym wpływu KSeF na stosowanie paragonów z NIP, obowiązki dokumentacyjne oraz sankcje podatkowe.
• Doskonalenie kompetencji w zakresie rozliczania faktur szczególnych, w tym zaliczkowych, korygujących, uproszczonych oraz dokumentujących sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących, z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 2026–2027 r.
• Możliwość konsultacji podczas zajęć kwestii problemowych i uzyskania odpowiedzi na pytania nurtujące uczestników zajęć.

1. Podstawy prawne wystawiania faktur VAT:
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Podmioty zwolnione z obowiązku wystawiania faktur VAT w KSeF.
• Faktury zagraniczne a KSeF.
2. Faktura VAT a inne dokumenty źródłowe:
• Kiedy faktura?
• Kiedy nota obciążeniowa?
• Kiedy rachunek? Czy rachunki mogą być wystawiane w KSeF?
• Kiedy dokument proforma? Czy faktury proforma mogą być wystawiane w KSeF?
• Sprzedaż nieudokumentowana a KSeF.
3. Faktury elektroniczne:
• Definicja faktury elektronicznej a definicja faktury ustrukturyzowanej według KSeF – różnice.
• Termin wystawienia e-faktury i konsekwencje wystawienia faktury po terminie.
4. Faktury uproszczone i faktury do paragonu – zmiany ze względu na KSeF:
• Paragony do kwoty 450 zł z numerem NIP jako faktury uproszczone.
• Czy obowiązkowy KSeF spowoduje likwidację paragonów z NIP nabywcy jako faktur uproszczonych? Zmiany do 1 stycznia 2027 r.
• Czy do faktury uproszczonej należy wystawić zwykłą fakturę? Objaśnienia Ministerstwa Finansów.
• Paragony powyżej kwoty 450 zł z numerem NIP.
• Konsekwencje wystawienia faktury VAT do paragonu bez NIPu, w tym 100% dodatkowego podatku VAT.
• Likwidacja możliwości wystawiania faktury VAT przez kasy fiskalne od 1 stycznia 2027 r.
5. Obowiązkowa treść faktur wystawianych w KSeF i poza KSeF:
• Nazwa, numer, adres, w tym skrócone nazwy podatników.
• Numer NIP. Kiedy faktura z „PL” i z przedrostkiem zagranicznym?
• Prawidłowa data wystawienia i sprzedaży na fakturze wystawionej w KSeF.
• Stawka podatku VAT na fakturze w KSeF.
• Wyrazy „odwrotne obciążenie” na fakturze w KSeF– kiedy obowiązkowe?
• Wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze w KSeF – kiedy obowiązkowe?
• Stawka podatku VAT przy usługach kompleksowych.
• Czy na fakturach wystawianych w KSeF trzeba umieszczać kody GTU, PKWIU, PKOB, CN?
• Data wystawienia faktury w trybie offline24, w trybie offline, w trybie awarii i w trybie awarii całkowitej.
• Data wystawienia faktury w KSeF a data otrzymania faktury w KSeF – różnice.
6. Faktura zaliczkowa w KSeF:
• Prawidłowa treść faktury zaliczkowej.
• Kiedy nie wystawiać faktury zaliczkowej?
• Faktury zaliczkowe na 100%. Czy można je wystawiać?
• Faktura końcowa „na zero”. Czy trzeba wystawiać i ująć w JPK_V7M?
• Terminy wystawiania faktur zaliczkowych.
• Zmiany w obowiązkowych elementach faktury zaliczkowej od 1 stycznia 2022 r.
• Faktura zaliczkowa a obowiązkowy MPP.
7. Faktury korygujące w KSeF:
• Przypadki, kiedy nie wystawia się faktur korygujących.
• Treść faktury korygującej.
• Termin wystawienia faktury korygującej.
• Faktury korygujące in plus w KSeF i poza KSeF.
• Faktury korygujące in minus w KSeF i poza KSeF.
• Faktury korygujące w walucie obcej, a kurs przeliczeniowy z uwzględnieniem SLIM VAT 3.
• Korekty wsteczne i korekty na bieżąco w KSeF i poza KSeF.
• Czy faktura papierowa i elektroniczna będą mogły być skorygowane w KSeF?
• Czy jest możliwe anulowanie faktury w KSeF?
• Czy jest możliwe wystawienie w KSEF faktur z datą wsteczną?
• Likwidacja możliwości wystawianie not korygujących.
• Zmiany w zasadach wystawiania korekt in minus z powodu udzielania rabatu lub obniżki ceny od 1 stycznia 2026 r.
8. Kursy przeliczeniowe stosowane do faktur wystawianych w walutach obcych.
9. Obowiązek podatkowy a terminy wystawiania faktur w KSeF i poza KSeF:
• Zasady ogólne wystawiania faktur VAT w KSeF i poza KSeF.
• Szczególne zasady wystawiania faktur VAT w KSeF i poza KSeF.
• Konsekwencje niewystawienia faktury VAT w terminie.
• Możliwość wystawienia faktury VAT na 60 dni przed sprzedażą lub wpłatą zaliczki.
• Terminy wystawiania faktur w przypadku świadczeń o charakterze ciągłym.
10. Refaktury w KSeF:
• W jakich przypadkach stosuje się refaktury?
• Terminy wystawiania refaktur.
• Refaktury a usługi kompleksowe – sposób na optymalizację.
11. Odliczenie podatku VAT po wejściu w życie obowiązkowego KSeF:
• Przesłanki odliczenia podatku VAT.
• Przez jaki okres można zrealizować prawo do odliczenia?
• Czy prawo do odliczenia podatku VAT może się przedawnić?
• Czy biała lista podatników VAT ma wpływ na prawo do odliczenia podatku VAT?
• Błędna stawka VAT a prawo do odliczenia.
• Inne błędy na fakturze a prawo do odliczenia VAT.
• Faktura niezgodna z rzeczywistością a prawo do odliczenia.
• Faktura stwierdzająca czynności, które nie zostały dokonane.
• Czy można odliczyć podatek VAT z faktury otrzymanych poza KSeF? Najnowsze interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
• Moment odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych w ramach KSeF.
12. Rewolucyjny wyrok z dnia 11 lutego 2026 r. w sprawie T 689/24 Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w którym Trybunał zakwestionował obowiązującą w Polsce od ponad 30 lat zasadę odliczenia podatku najwcześniej w miesiącu otrzymania faktury! Omówienie możliwych skutków prawnych dla polskich przedsiębiorców.
 

Skarbnicy, główni księgowi i księgowi jednostek sektora finansów publicznych, wszystkie osoby, zajmujące się wystawianiem faktur w jednostkach administracji publicznej, w szczególności w jst i jednostkach podległych.