Zasady przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów określa rozdział 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019r. poz. 351 z późn. zm.) zwanej dalej UoR. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 UoR jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku inwentaryzację:

1)należności z wyłączeniem należności spornych, wątpliwych, o charakterze publicznoprawnym oraz wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych przeprowadza się metodą potwierdzenia salda tj. uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki salda należności;

2)należności spornych, wątpliwych, o charakterze publicznoprawnym oraz wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych przeprowadza się metodą weryfikacji tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi;

3)zobowiązań przeprowadza się metodą weryfikacji tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi.

Termin inwentaryzacji, uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację:

1)należności metodą potwierdzenia salda - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

2)należności i zobowiązań metodą weryfikacji - rozpoczęto po dniu bilansowym, a zakończono do 85 dnia po dniu bilansowym.

Saldo zerowe na rozrachunkach informuje, że na dany dzień:

1) od danego kontrahenta nie mamy należności,
2) wobec danego kontrahenta nie mamy zobowiązań.

Z UoR nie wynika, że można zrezygnować z potwierdzania sald zerowych. Potwierdzanie sald zerowych oprócz tego, że jest spełnieniem ustawowego obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji, to jednocześnie stanowi sprawdzenie prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych.

Potwierdzenie salda zerowego jest dla wierzyciela informacją, że należności zostały uregulowane. Jest to zasadne szczególnie w przypadku kontrahentów, z którymi w ciągu roku zawierano wiele transakcji, gdy powtarzają się te same kwoty lub gdy otrzymane przelewy nie wskazują jednoznacznie, jakiej operacji dotyczyła zapłata.

Zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Finansów z 2019 r. poz. 83): „Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem”.

Zatem to jednostka sama powinna zdecydować, jakie przyjmie rozwiązanie w zakresie inwentaryzacji sald zerowych należności. Powinno to jednoznacznie wynikać z przepisów wewnętrznych określonych przez kierownika jednostki np. w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Poniżej przykładowe zapisy z różnych instrukcji inwentaryzacyjnych:

1) Inwentaryzację należności, które na dzień bilansowy mają salda zerowe przeprowadza się metodą weryfikacji, lub
2) Nie potwierdza się sald zerowych o charakterze jednorazowym lub incydentalnym, salda te inwentaryzuje się metodą weryfikacji, lub
3) Metodą potwierdzenia sald inwentaryzuje się wyłącznie salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. W pozostałych przypadkach inwentaryzacje przeprowadza się metodą weryfikacji.

Opracowanie: Dorota Pudło-Żylińska – Dyrektor Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin, absolwentka Uniwersytetu Szczecińskiego Wydziału Matematyczno-Fizycznego, Studium Masters
of Business Administration (MBA) oraz studiów podyplomowych z rachunkowości. Posiada certyfikat uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zdany egzamin dla kandydatów na członków rad nadzorczych spółek z udziałem Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego. Wieloletni praktyk, z rachunkowością budżetową i finansami publicznymi związana od 1999r. Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec z zakresu rachunkowości, sprawozdawczości i gospodarki finansowej jednostek sektora publicznego.

Zapraszamy na szkolenia online organizowane dla skarbników, głównych księgowych, pracowników wydziałów podatkowych i rachunkowo-księgowych w jednostkach samorządu terytorialnego, jednostkach organizacyjnych samorządów.

Szczegóły dotyczące szkoleń.

20 stycznia 2021

Rozliczanie Pracowniczych Planów Kapitałowych

20 stycznia 2021

Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2020 rok na przykładzie wyników kontroli RIO i NIK

21 stycznia 2021

Skuteczna likwidacja zaległości w spłacie mandatów karnych i kar porządkowych nakładanych przez straże gminne i miejskie

21 stycznia 2021

Podatek VAT w 2021 roku w praktyce. Najnowsze zmiany. Aktualne problemy

22 stycznia 2021

Egzekucja opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w praktyce

27 lutego, 6, 20, 27 marca 2021

Kurs rachunkowości budżetowej od podstaw

25 stycznia 2021

Klasyfikacja budżetowa w praktyce. Najczęstsze problemy i wątpliwości interpretacyjne

27 stycznia 2021

Sprawozdania finansowe za 2020 r. ze szczególnym uwzględnieniem informacji dodatkowej

29 stycznia 2021

Wymiar opłaty za zmniejszenie naturalnej retencji terenowej

29 stycznia 2021

Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne w 2021 r.

1 lutego 2021

Akcja bilans 2020 w instytucjach kultury

1 lutego 2021

Zmiany w egzekucji administracyjnej podatków lokalnych i niepodatkowych należności publicznoprawnych

1 lutego 2021

Schematy podatkowe (MDR) w JST

4 lutego 2021

Odliczanie i korekta VAT za 2020 r.

8 lutego 2021

Sprawozdawczość finansowa JST w 2020, z uwzględnieniem stosownych ewidencji w księgach organu i urzędu JST

12 lutego 2021

Rozliczenie podatku VAT w projektach. Kwalifikowalność VAT w praktyce

15 lutego 2021

Sprawozdania finansowe za 2020 w jednostkach oświatowych w czasie epidemii

17 lutego 2021

Faktury i e-faktury w 2021 roku

18 lutego 2021

Wybrane problemy z klasyfikacji budżetowej

19 lutego 2021

Ważne zmiany w podatku VAT od stycznia 2021 r. Nowe wyroki NSA

24 lutego 2021

Ewidencja podatku VAT w JST: organ, a jednostka urząd. Praktyczne zasady rachunkowości

25 lutego 2021

Obligacje komunalne w 2021 r.