„Urząd w sieci” to hasło, które coraz częściej można usłyszeć podczas spotkań organizowanych z udziałem przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego. Z jednej strony jest zaspokojeniem ogólnoświatowego trendu związanego z intensywnym rozwojem Internetu, z drugiej wyjściem naprzeciw nieoczekiwanym zdarzeniom jak choćby aktualna sytuacja epidemiczna.

Bezdyskusyjny pozostaje fakt, że dynamiczny rozwój technologii wymusza zmiany nie tylko w zakresie urządzeń informatycznych, ale także w zakresie samej świadomości. Coś co kiedyś zdawało się być nieosiągalne – dziś staje się rzeczywistością, coś przed czym kiedyś można było uciec – dziś to nieodzowny element naszego życia.

1. E-sługi w urzędzie – wyzwaniem współczesności

Środowisko, w którym funkcjonujemy składa się z różnych elementów, wzajemnie ze sobą powiązanych. Relacje te determinowane są na wspólnych płaszczyznach, umożliwiających wzajemną komunikację, wymianę danych itp. Tym samym w celu zachowania równowagi funkcjonowania danego środowiska niezbędna jest spójność technologiczna.

Jeżeli spojrzymy na statystykę, okazuje się, że 84 proc. Polaków posiada dostęp do internetu, a w samym tylko sierpniu ponad 25 mln osób korzystało z jego możliwości. To oczywisty dowód, że jedną z ważnych płaszczyzn funkcjonowania środowiska jest właśnie internet. Rozwój internetu stał się podstawą do wytworzenia nowej gałęzi informatyki samorządowej jaką są e-usługi. Najprościej rzecz ujmując, ich zadaniem jest umożliwienie załatwienia sprawy urzędowej bez wychodzenia z domu/przedsiębiorstwa. Stopień dojrzałości e-usług – czyli zaawansowania – jest ściśle związany z poziomem ich integracji z system dziedzinowym używanym w JST, co z kolei przekłada się na ocenę przydatności tych rozwiązań w relacji klient-urząd. E-usługi, które są w pełni zautomatyzowane, pozwalające na złożenie i otrzymywanie wymaganych informacji w formie elektronicznej, a także wnoszenie płatności za zobowiązania generowane na ich podstawie, mogą stać się podstawą do funkcjonowania „Urzędu w sieci” na najwyższym poziomie.

2. Czynniki determinujące wysoki poziom e-usług (tytułowe trzy kroki)

Podstawowym warunkiem wysokiego zaawansowania usług publicznych świadczonych w ramach danej jednostki samorządowej jest wiedza na temat ich funkcjonowania. Nie chodzi mi o potrzebę zagłębiania się w skomplikowane mechanizmy operujące wewnątrz danego rozwiązania informatycznego, ale o całościowy i kompletny kształt usług, które urząd chce zaoferować swoim interesariuszom.

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać decydując się na zastosowanie nowoczesnych metod komunikacji z klientem, jest określenie, czy system merytoryczny wykorzystywany w urzędzie może być do tego dostosowany. Wyznacznikiem „gotowości” jest weryfikacja, czy używany system dziedzinowy oparty jest o spójną bazę danych, a jego elementy są ze sobą wzajemnie zintegrowane.

Można wyobrazić sobie sytuację, że w ramach danej jednostki samorządu terytorialnego funkcjonuje kilka niezależnych systemów, a efektem oczekiwanym ma być pokazanie wszystkich należności przypisanych do danego kontrahenta z możliwością ich opłacenia. W tym przypadku system e-usług nie spełni swojego celu, a tym samym jego przydatność będzie znikoma. Zupełnie inaczej zachowa się system usług elektronicznych, który będzie zasilony systemem opartym o wspólną bazę kontrahenta. Wyświetli on wszystkie dane przypisane do konkretnego petenta, niezależnie czy będą to informacje dotyczące opłat z tytułu dzierżaw, najmu, czynszów, podatków, koncesji alkoholowych, zużycia wody, posiadania psa, gospodarki odpadami komunalnymi oraz wszystkich innych przypisanych do niego w ramach systemu merytorycznego. Co więcej w przypadku wniesienia opłaty system ją zaksięguje i w czasie rzeczywistym wyświetli stosowną informację na portalu e-usług.

Drugim krokiem powinna być dokładna analiza zapotrzebowania na e-usługi w ramach danego urzędu. Mam na myśli z jednej strony wybór takich usług publicznych, które rzeczywiście będą wykorzystane w danym środowisku, to znaczy takich, które spełnią oczekiwania kontrahentów względem jednostki samorządu terytorialnego. Z drugiej natomiast strony analizę trzeba wykonać w sposób perspektywiczny, z uwzględnieniem wszystkich planów dotyczących danej jednostki samorządu terytorialnego. Wachlarz usług publicznych dostępnych na rynku jest bardzo szeroki. Odpowiednie określenie potrzeb na etapie planowania pozwoli uniknąć późniejszych problemów związanych z wykorzystaniem e-usług. W przypadku, jeżeli np. na terenie gminy największy problem stanowi pozyskanie, przez inkasenta, danych na temat ilości zużytej wody, może warto zastanowić się nad uruchomieniem usług elektronicznych właśnie w tym zakresie. Może być to system oparty o zdalne liczniki lub o możliwość samodzielnego wpisania wartości zużytej wody na portalu internetowym. W jednym i drugim przypadku system naliczy opłatę, umożliwi jej uiszczenie, a faktura będzie dostępna z poziomu usług elektronicznych. W drugim przypadku analizę trzeba wykonać w taki sposób, żeby nie udostępniać usług, których urząd niedługo nie będzie już świadczył, np. powołując jednostkę organizacyjną, na którą sceduje część kompetencji w ramach chociażby gospodarowania odpadami komunalnymi.

Trzecim krokiem jest etap podjęcia decyzji. Kierownictwo urzędu musi zdecydować o ewentualnej wymianie systemu dziedzinowego lub stopniu zintegrowania systemów, to znaczy czy systemy merytoryczne i usług publicznych mają działać wewnątrz jednego, spójnego rozwiązania, czy też mają być to różne systemy powiązane ze sobą za pomocą różnych mechanizmów. O ile pierwsze rozwiązanie w mojej ocenie gwarantuje stabilność utrzymania dostarczonych systemów, o tyle drugie niesie za sobą niebezpieczeństwo „integracyjne” wielu niezależnych podmiotów. Ostatnią kwestią jest wybór finansowania całej inwestycji. Rozwój elektronicznej administracji jest jednym z priorytetów Unii Europejskiej, dzięki czemu znaczna część kosztów związanych z podniesieniem jakości usług elektronicznych świadczonych przez samorządy jest pokrywana z funduszy przeznaczanych na ten cel. Taka możliwość finansowania cieszy się ogromnym zainteresowaniem.

3. ZETO Software autorem niekonwencjonalnych rozwiązań

Jednym z głównych dostawców autorskich systemów dla jednostek samorządu terytorialnego doskonale wpisujących się w filary funkcjonowania „Urzędu w sieci” jest ZETO Software. Jako pionierzy rozwiązań informatycznych dla jednostek samorządu terytorialnego nieprzerwanie kreujemy trendy rozwoju e-administracji w Polsce. Obecnie możemy pochwalić się prawie tysiącem Klientów (JST i ich jednostki organizacyjne). Na przestrzeni ponad 50 lat działalności dostarczyliśmy nasze rozwiązania w ramach wielu zamówień, z których największe to Wrota Warmii i Mazur, eświętokrzyskie – rozbudowa infrastruktury informatycznej JST, Cyfrowe Mazury, „e-Podatki Grupa Bardzka”. Obecnie realizujemy dostawę systemów merytorycznych i portali e-usług w ramach projektu „Lubuski e-Urząd II”. Nasza oferta zawiera w szczególności zintegrowany system dziedzinowy PUMA oraz portal usług publicznych – e-Usługi 2.0. PUMA to wysoko zaawansowane narzędzie informatyczne składające się z 4 obszarów merytorycznych: ewidencji ludności, kadrowo-płacowego, finansowo-księgowego, podatkowego i opłat lokalnych. Wszystkie obszary są ze sobą ściśle zintegrowane i oparte o jedną spójną bazę kontrahenta, co stanowi doskonałą podstawę funkcjonowania wysoko dojrzałych elektronicznych usług udostępnionych przez urząd.

E-Usługi 2.0 to jedna z najnowocześniejszych platform e-usługowych dostępnych na rynku. Swoim zakresem obejmuje między innymi elektroniczne płatności, biuro obsługi interesanta, obsługę formularzy elektronicznych, konto mieszkańca oraz e-wodę. Wspieramy organizację sektora publicznego nowego typu: otwartej na świat, współpracującej ze wszystkimi, głównie z obywatelami, udostępniającej środki, które dawniej były nieznane.

 

Autor: Krystian Władziński

Prokurent Samoistny, Zastępca Dyrektora Naczelnego ds. Sektora Publicznego w ZETO SOFTWARE SP. Z O.O.